Kliento paslaugų šablonai
Pagerinę kliento paslaugų el. laiškus naudodami šablonus, sutaupykite laiko, sumažinkite klaidas ir užtikrinkite nuoseklumą. Šablonai apima įvairius scenarijus,...
6 min skaitymas
Customer Service
Email Templates
+2
Klientų aptarnavimo el. pašto šablonų nauda
El. paštas išlieka vienu pagrindinių klientų aptarnavimo kanalų daugeliui vartotojų. Tačiau ne kiekviena įmonė deda daug pastangų, kad suteiktų greitus ir profesionalius atsakymus – iš tiesų, kai kurios net neatsako. Tyrimas parodė, kad 62 % įmonių neatsako į klientų aptarnavimo el. laiškus, 90 % nepraneša klientui, jog laiškas gautas, o 97 % neseka, ar klientai patenkinti atsakymu.
Nors beveik neįmanoma kiekvieno laiško potencialiems ar esamiems klientams rašyti individualiai, naudojant įvairias situacijas apimančius klientų aptarnavimo šablonus galima labai padėti aptarnavimo komandoms, ypač jei tenka susidurti su dideliu laiškų kiekiu. Naudodami šablonus kaip atspirties tašką, jūsų agentai galės aptarnauti daugiau klientų per trumpesnį laiką ir su mažiau streso, užtikrindami nuoseklų aptarnavimą. Nuo padėkos laiškų iki automatinės pranešimo apie nebuvimą žinutės – nuolat bendrauti su klientais visuomet naudinga.
Pagrindiniai privalumai:
- Sutaupykite laiko ir padidinkite agentų efektyvumą – Naudodami klientų aptarnavimo šablonus atsakant klientams, jūsų pagalbos komanda išvengs poreikio kurti individualius atsakymus, optimizuos laiką ir padidins efektyvumą.
- Sumažinkite žmogiškųjų klaidų skaičių – Turėdami paruoštus, išbandytus klientų aptarnavimo el. laiškų šablonus, galite pašalinti žmogiškąsias klaidas ir sumažinti riziką išsiųsti netinkamas žinutes, kurios galėtų suerzinti klientus.
- Išlaikykite nuoseklią įmonės komunikaciją – Klientų aptarnavimo el. pašto šablonai užtikrina, kad visa jūsų pagalbos komanda laikytųsi tos pačios komunikacijos krypties, o prekės ženklo balsas išliktų visose sąveikose.
Dažniausi klientų aptarnavimo el. pašto šablonai
Nuosavos klientų aptarnavimo el. pašto šablonų bibliotekos kūrimas gali būti ir sudėtingas, ir reikalaujantis daug laiko. Yra daug situacijų, kurioms reikia būti pasiruošus. Nuo ilgesnių ir sudėtingesnių žinučių, tokių kaip atsiprašymo laiškai ar prenumeratos atnaujinimo priminimai, iki trumpų ir konkrečių laiškų, pvz., slaptažodžio atstatymo – pateikiame keletą patikrintų šablonų pagal skirtingus scenarijus, kuriuos jūsų pagalbos komanda gali naudoti ir pritaikyti bendraudama su klientais ir potencialiais klientais.
Automatinio atsakymo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Ačiū, kad susisiekėte su [COMPANY]!
Šis automatinis atsakymas skirtas pranešti, kad gavome jūsų užklausą ir kuo greičiau su jumis susisieksime. [business_hours] metu įprastai atsakome per kelias valandas, vakarais ir savaitgaliais atsakymas gali šiek tiek užtrukti.
Kol laukiate, kviečiame peržiūrėti mūsų DUK arba naršyti po Žinių bazę, kur rasite daug naudingos informacijos apie [PRODUCT].
Jei jūsų užklausa skubi, drąsiai skambinkite mums telefonu [number] arba pradėkite tiesioginį pokalbį su mūsų pagalbos komanda. Nekantraujame padėti jums grįžti prie darbo!
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kliento pasiteiravimo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Tikiuosi, kad jums sekasi gerai ir džiaugiatės savo produktu. Tiesiog norėjau pasiteirauti, ar turite klausimų arba reikia pagalbos. Pastaruoju metu pridėjome nemažai naujų funkcijų ir suprantame, kad gali būti sunku sekti visas naujoves.
Primenu, kad čia yra [link] į mūsų Žinių bazę, kur bet kada rasite naujausią informaciją apie mūsų produktą ir įmonę.
Jei turite klausimų, drąsiai rašykite – mielai padėsiu.
Sėkmės, [JŪSŲ PARAŠAS]
Padėkos el. pašto šablonas
Gerbiamas (-a) [NAME],
Labai dėkojame už jūsų teigiamą atsiliepimą ir paliktą apžvalgą [website], tai mums suteikė daug džiaugsmo!
Mūsų komanda nuolat stengiasi tobulinti [produktą/paslaugą] ir labai malonu girdėti malonius žodžius iš klientų. Džiaugiamės, kad vertinate mus, o taip pat gera žinoti, jog [produktas/paslauga] padėjo pasiekti jūsų verslo tikslus.
Dar kartą ačiū, kad esate nuostabus klientas!
Sėkmės, [JŪSŲ PARAŠAS]
Atsakymo į piktą kliento laišką šablonas
Gerbiamas (-a) [NAME],
Labai apgailestauju, kad jūsų patirtis buvo tokia prasta, jog nebenorite su mumis bendradarbiauti. Klientų pasitenkinimas visada buvo mūsų prioritetas, ir atsiprašau, kad nepateisinome jūsų lūkesčių.
Nors nenorime jūsų prarasti, visiškai suprantu jūsų nusivylimą ir gerbiu jūsų sprendimą. Dar kartą atsiprašau už bet kokius nepatogumus, kuriuos galėjome sukelti.
Jei turite daugiau klausimų, komentarų ar atsiliepimų, praneškite. Jei persigalvosite, visada būsiu pasirengęs padėti.
Sėkmės! [JŪSŲ PARAŠAS]
Atsakymo į laimingo kliento laišką šablonas
Sveiki, [NAME],
Labai džiaugiamės, kad esate patenkinti [PRODUKTU/PASLAUGA]. [COMPANY] visada siekia suteikti geriausią klientų patirtį ir mums labai svarbu žinoti, kad tai pavyko pasiekti.
Būtume dėkingi, jei paliktumėte atsiliepimą mūsų Facebook puslapyje – jūsų nuomonė padės būsimiems klientams geriau mus pažinti.
Dar kartą ačiū ir praneškite, jei ateityje galėsime kuo nors padėti!
Nuoširdžiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Atsakymo į kliento skundą el. pašto šablonas
[NAME],
Labai apgailestauju sužinojęs, kad teko laukti mūsų klientų aptarnavimo skyriaus beveik 30 minučių. Visiškai suprantu, kaip tai galėjo jus nuvilti. To neturėjo nutikti, nes vertiname savo klientų laiką. Jūsų žinutę perdaviau atsakingam specialistui.
Mūsų techninės pagalbos komanda dabar prioritetiškai sprendžia jūsų problemą dėl programinės įrangos. Kai tik išspręsime, nedelsiant jus informuosiu.
Dėkoju, kad pranešėte apie neigiamą patirtį. Siekiame užtikrinti klientų pasitenkinimą kiekvienoje sąveikoje ir atsiprašome už sukeltus nepatogumus.
Tuo tarpu praneškite, jei galėčiau jums kuo nors padėti.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Uždelsto atsakymo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Ačiū, kad susisiekėte su [COMPANY]! Jūsų užklausa buvo gauta [date], nuoroda: [number]. Atsiprašome, kad dar neatsakėme. Šiuo metu sulaukiame daug pagalbos užklausų ir dėkojame už jūsų kantrybę, kol stengiamės kiekvienam klientui suteikti aukščiausio lygio pagalbą. Užtikriname, kad vienas iš mūsų agentų su jumis susisieks kuo greičiau.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Sekimo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Tikiuosi, jums viskas gerai. Norėjau pasiteirauti dėl problemos, kurią turėjote kitą dieną su [aprašyti problemą]. Ar ji buvo sėkmingai išspręsta?
Jei galime kažkaip pagerinti jūsų patirtį, tiesiog atsakykite į šią žinutę – mielai jums padėsiu ir laukiu jūsų atsakymo.
Geros dienos, [JŪSŲ PARAŠAS]
Prenumeratos atnaujinimo priminimo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Dėkojame, kad visus metus naudojotės mūsų produktu ir tikimės, jog padėjome jums pasiekti svarbių rezultatų.
Pastebėjau, kad jūsų metinė prenumerata baigsis po dviejų savaičių, todėl norėjau pasiteirauti dėl tolesnių veiksmų. Ar norėtumėte atnaujinti prenumeratą? Jei svarstote įvairius variantus, mielai su jumis aptarsiu ir padėsiu priimti sprendimą.
Laukiu jūsų atsakymo.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Pinigų grąžinimo el. pašto šablonas
Sveiki, [NAME],
Jūsų pinigų grąžinimas jau apdorotas – priklausomai nuo jūsų banko, įskaitymo galite tikėtis per 1-3 darbo dienas.
Apgailestauju, kad mūsų produktas jūsų nenuvylė, tačiau suprantu, kad jis ne visiems tinka. Kadangi mums svarbi bet kokia grįžtamoji informacija, gal galėtumėte parašyti šiek tiek detaliau, kas tiksliai nepatiko?
Dėkojame už jūsų laiką ir kad išbandėte mus. Tikimės dar susitikti ateityje.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
