• Šablonai
  • Skambučių centro kontakto užbaigimo/sustabdymo šablonai

Skambučių centro kontakto užbaigimo/sustabdymo šablonai

Klientų aptarnavimas yra esminis kiekvieno verslo ramstis. Nepriklausomai nuo pramonės šakos, klientų aptarnavimas visada yra svarbus jūsų verslui. Klientų pasitenkinimo lygis, tiesiogiai susijęs su klientų aptarnavimu, turi įtakos klientų lojalumui kiekvienoje įmonėje.

Taigi kiekviena įmonė, nesvarbu, kokia didelė ar maža, turėtų dėti visas pastangas, kad užtikrintų puikų klientų aptarnavimą visiems savo vartotojams ar klientams. Tiksliau tariant, klientų aptarnavimo agentai turėtų stengtis, kad klientai jaustų rūpestį ir būtų išgirsti per visą aptarnavimo procesą – nuo bilietų sukūrimo iki bilietų sprendimo pabaigos.

Šis metodas turėtų būti taikomas visiems komunikacijos kanalams, įskaitant aptarnavimą telefonu. Ką tiksliai turėtų daryti klientų aptarnavimo agentai ir kokias savybes bei įgūdžius jie turi turėti, kad galėtų suteikti puikų klientų aptarnavimą?

Puikaus klientų aptarnavimo ypatybės

Klientų aptarnavimas yra susijęs su žmonėmis – tiek klientais, tiek klientų aptarnavimo agentais. Jūs negalite priskirti atsitiktinių darbuotojų, neturinčių papildomų žinių, kad galėtų dirbti pirmoje komunikacijos su klientais linijoje. Nepamirškite, kad klientų aptarnavimo komandos dažnai laikomos jūsų įmonės veidu, todėl pagalvokite, kas atsidurs priešakyje ir kokį įspūdį jie padarys.

Jokiu būdu neturėtumėte palikti klientų aptarnavimo komandų veiklos atsitiktinumui. Atsakingas asmuo ar asmenys turėtų turėti bendrauti atvirai ir laikytis nuostatų, kurios padėtų jiems atlikti savo pareigas.

Jūsų patogumui sukūrėme savybių ir įgūdžių, kuriuos turėtų turėti kiekvienas klientų aptarnavimo srityje dirbantis asmuo, sąrašą. Jį rasite žemiau.

Komunikacijos įgūdžiai

Agentai, dirbantys su klientais, turi būti puikūs komunikatoriai. Jie turi žinoti, kaip bendrauti su žmogumi kitame telefono gale, el. paštu, pokalbyje internetu ar prie vieno stalo. Jie turėtų mokėti kalbėti taip, kad būtų suprantama skirtingiems žmonėms ir padėtų išsklaidyti visas abejones ar neigiamus jausmus, kuriuos klientas gali turėti.

Komunikacijos įgūdžiai

Išmanymas apie įmonę ir produktą

Be abejo, agentai turi išmanyti apie įmonę, kurioje dirba ir produktus ar paslaugas, kurias ji teikia. Jie turėtų sugebėti atsakyti į daugumą klausimų, pasiūlyti tinkamus problemų sprendimus ir nepasimesti įvairiose situacijose.

Daugialypė žinių bazė
Nenorite, kad jūsų agentai būtų užklupti nepasiruošę? Sukurkite vidinę žinių bazę, kuria jie galėtų pasinaudoti.

Problemų sprendimas

Greitas reagavimas ir ryžtingumas yra vienos iš svarbiausių gero klientų aptarnavimo agento savybių. To ieško vartotojai ar klientai, nes tikisi greitai gauti pagalbą ir paprastus atsakymus, kurie arba išspręs jų problemas, arba bent šiek tiek padės suprasti jų problemas ir pateiks galimus sprendimus.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates. Curious about all the opportunities?

Kantrybė

Daugeliu atvejų klientų aptarnavimo agentai ar vadybininkai turės atsidurs nemaloniose, įtemptose ir sudėtingose situacijose situacijose su klientais. Štai kodėl jie turi išlikti kantrūs ir empatiški, o taip pat sugebėti dirbti su visais klientais, net jei jie yra įsiutę ir nepagarbūs.

Empatija ir klausymosi įgūdžiai

Idealiu atveju agentai turėtų žinoti, kaip atsidurti kito žmogaus vietoje, kad suprastų jų požiūrį. Kartais klientai turi neįprastų problemų, o agentai turi turėti kuo daugiau informacijos, kad padėtų ir empatiškai suprastų juos.

Klientas-empatija-Vaizdo-skambučių-funkcija-„LiveAgent“
Empatija ir personalizavimas eina koja kojon. Kodėl nepasinaudojus vaizdo skambučiu, kad bendravimas taptų dar asmeniškesnis?

Gera atmintis ir dėmesys detalėms

Tai priklausys nuo įmonės, tačiau idealiu atveju agentai turėtų žinoti ir prisiminti asmens, su kuriuo kalbasi, vardą. Jei jūsų agentai visada vadins jūsų klientus vardu, jie jausis labiau susiję su įmone ir užtikrintesni. Dėl to visas bendravimo procesas bus daug sklandesnis.

Laimingi klientai yra geriausi klientai

Mes siūlome migracijos paslaugas daugeliui populiariausių pagalbos tarnybos sprendimų.

Ženkleliai

Skambučių centro kontakto užbaigimo/sustabdymo šablonai

Skambučių centro kontakto užbaigimo/sustabdymo šablonas #1


Hello! My name is [agent’s name] from [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Perfect. So, [customer’s name], I’m calling about a ticket you created [X] days/hours ago. Can you confirm that you created the ticket, numbered [ticket number]?
[Customer confirms]
Thank you for confirming that. I started processing your inquiry, but it seems that I need some help from our tech team because [explanation]. That’s why I will pause your ticket for [X] days/hours until I get all the information I need from them. Is that okay with you?
[Customer confirms]
Thank you for your understanding, [customer’s name]. I appreciate your patience and promise that I will do my best to resolve your issue as soon as possible. I will get back to you once I’m able to reopen your ticket. Please feel free to contact me anytime by calling [phone number] or sending an email to [email address]. Have a great day!

Skambučių centro kontakto užbaigimo šablonas #2


Hi! It’s [agent’s name] with [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Thank you. I’m calling to inform you that the ticket [ticket number] you raised has just been resolved, and that’s why I’m closing it. Please confirm that the issue you reported has been fixed.
[Customer confirms]
That’s great to hear. You will receive an [email/SMS] confirmation that your ticket was closed in the next few minutes. Do you have any questions regarding this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions and continues with the script].
I hope all of this was helpful. If you have any other questions, you can always contact us later or create a ticket using our helpdesk. Can I help you with anything else?
[Customer denies]
Okay, then have a great day, and feel free to get back in touch if you need!

Skambučių centro kontakto užbaigimo šablonas #3


Good morning, I’m calling on behalf of [company’s name], my name is [agent’s name]. Please confirm that I reached [customer’s name/customer’s ID].
[Customer confirms]
I’m contacting you to inform you that the ticket you created was resolved. You can check its status via our help desk by logging into your customer service dashboard and clicking on the [tab’s name] tab. I hope that the issue you reported won’t occur again and that your future experiences with our [product/service] will be seamless. Do you have any questions related to this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions related to the process and continues with the script].
Thank you for taking the time to speak with me. Have a great day!

Dažnai užduodami klausimai

Ar klientas turėtų būti informuotas, kodėl bilietas buvo anuliuotas arba jo sprendimas pristabdytas?

Taip, būtų geriausia, jei visada informuotumėte klientą, kodėl baigiate spręsti bilietą, net jei norite pasakyti: „Problema, apie kurią pranešėte, ką tik buvo išspręsta, todėl jūsų bilietas anuliuotas“.

Jei pristabdote bilieto sprendimą, dar svarbiau apie tai pranešti klientui. Kiekvieną kartą, kai bilieto sprendimas sustabdomas, turite apie tai pranešti klientui, paaiškinti, kodėl taip atsitinka, ir informuoti, kiek užtruks, kol bus išspręstas klausimas. Priešingu atveju klientai gali jaustis pamiršti ar nesuprasti, ir tokia situacija jiems nesuteiks puikaus įspūdžio.

Kiek laiko galima pristabdyti bilieto sprendimą?

Į šį klausimą nėra paprasto atsakymo. Jūsų įmonė ir jos agentai turėtų padaryti viską, kad kuo greičiau išspręstų bilietus. Žmonės nemėgsta laukti, o jūsų klientai nėra išimtis. Štai kodėl neturėtumėte išbandyti žmonių kantrybės per ilgai atsakinėdami į jų bilietus. Jei norite įsitikinti, kad jūsų teikiamos paslaugos yra pakankamai geros, ieškokite pramonės etalonų.

Šie duomenys parodys, kiek laiko užtrunka kitos jūsų sektoriaus įmonės, kad išspręstų klientų aptarnavimo bilietus, kiek laiko užtrunka iš naujo sukurti bilietą ir pan. Kai turėsite šią informaciją, pabandykite išspręsti problemas greičiau nei jūsų konkurentai.

Išbandykite LiveAgent Šiandien​

Mes siūlome migracijos paslaugas daugeliui populiariausių pagalbos tarnybos sprendimų.

Daugiau, nei 3000 apžvalgų Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Ar klientas turėtų būti informuotas, kodėl bilietas buvo anuliuotas arba jo sprendimas pristabdytas?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Taip, būtų geriausia, jei visada informuotumėte klientą, kodėl baigiate spręsti bilietą, net jei norite pasakyti: „Problema, apie kurią pranešėte, ką tik buvo išspręsta, todėl jūsų bilietas anuliuotas“.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kiek laiko galima pristabdyti bilieto sprendimą?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Į šį klausimą nėra paprasto atsakymo. Jūsų įmonė ir jos agentai turėtų padaryti viską, kad kuo greičiau išspręstų bilietus. Žmonės nemėgsta laukti, o jūsų klientai nėra išimtis. Štai kodėl neturėtumėte išbandyti žmonių kantrybės per ilgai atsakinėdami į jų bilietus. Jei norite įsitikinti, kad jūsų teikiamos paslaugos yra pakankamai geros, ieškokite pramonės etalonų.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kokie yra būtini klientų aptarnavimo agento bruožai ir įgūdžiai?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Kiekvienas klientų aptarnavimo srityje dirbantis žmogus turėtų turėti ir nuolat tobulinti savo bendravimo įgūdžius, problemų sprendimo įgūdžius, įmonės/produkto žinias. ” } }] }
Grįžti į Šablonus Susikurkite NEMOKAMĄ paskyrą

Mūsų svetainėje naudojami slapukai. Tęsdami, suteikiate mums leidimą patalpinti slapukus, kaip aprašyta mūsų privatumo ir slapukų politika.

×
Susitarkite dėl skambučio ir sužinokite, kaip LiveAgent gali padėti jūsų verslui.

Esame prieinami keliomis datomis

Prisiregistruoti demonstracijai