Kaip pradėti rašyti el. laišką (patarimai + šablonai)

Kiekvieną dieną išsiunčiama ir gaunama daugiau nei 300 milijardų el. laiškų, todėl el. paštas yra esminė komunikacijos priemonė. Išsiaiškinti, kaip profesionaliai pradėti verslo el. laišką, ypač kai rašote nepažįstamam asmeniui, gali būti iššūkis tiek rinkodaros specialistams, tiek pardavėjams, tiek klientų aptarnavimo atstovams.

Tiesą sakant, tai, kaip pradedate savo el. laišką, gali nulemti, ar gavėjas iškart jį uždaro (ir ištrina), ar skaito toliau. Šiame straipsnyje pateikiami keli patarimai, kaip pradėti el. laišką, taip pat keletas dažniausiai pasitaikančių pasisveikinimų el. paštu ir el. laiškų pradžios frazės, kuriuos galite naudoti verslo susirašinėjime.

Ką įtraukti į el. laiškų pradžią

1. Sveikinimas ar pasisveikinimas

Pradėkite nuo tinkamo pasisveikinimo, priklausomai nuo to, koks oficialus turite būti. Visada įtraukite gavėjo vardą (jei žinote), kad sveikinimas taptų patrauklesnis. Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas: dar kartą patikrinkite, ar teisingai parašėte gavėjo vardą. Mūsų patarimas? Nukopijuokite ir įklijuokite jų vardą, kaip matyti ankstesniuose el. laiškuose, el. laiškų parašuose ar svetainėse, kad įsitikintumėte, jog nepadarėte klaidos.

2. Įvadas ir rašymo priežastis (jei reikia)

Rašydami kam nors pirmą kartą, prisistatykite ir įtraukite glaustą sakinį apie savo el. laiško tikslą. Šis sakinys gali nulemti, ar gavėjas skaitys jūsų el. laišką, ar jį ignoruos, todėl įsitikinkite, kad jūsų tikslas yra aiškus ir įtikinamas.

Jei turite bendrų draugų, kolegų ar pažįstamų, paminėkite juos, nes tai gali padidinti jūsų galimybes gauti atsakymą. Pvz., galite subtiliai paminėti kieno nors vardą: „Sveiki, [vardas], savaitgalį susidūriau su mūsų draugu Ričardu (iš [įmonės]) ir jis paminėjo, kad jums reikia naujo pagalbos tarnybos įrankio…“

3. Pradinė frazė/linkėjimai (neprivaloma)

Jei ilgą laiką nerašėte gavėjui arba jei turite neoficialų santykį su gavėju, būtų tikslinga įtraukti trumpąir pozityvią frazę, pvz., „Tikiuosi, kad jums gerai sekasi“. Tai gali nustatyti tinkamą toną likusiam el. laiškui.

Arba, jei gavėjas pasidalino kai kuriais atnaujinimais „LinkedIn“ ar kitame socialiniame tinkle, nedvejodami pasveikinkite juos su naujausiais pasiekimais (tiek asmeniniais, tiek profesiniais). Galite pasakyti kažką panašaus į „Sveikiname su paaukštinimu“ arba „Sveikiname, smagu matyti, kaip [Gavėjo įmonė] įgyja tokį svarbų klientą, kaip [Įmonė]“.

4. Padėkos eilutė (neprivaloma)

Atsižvelgdami į kontekstą, prie savo el. pašto korespondencijos galite pridėti trumpą padėkos eilutę. Pavyzdžiui, jei jūsų potencialus klientas/klientas kreipėsi į jus su užklausa, „ačiū, kad susisiekėte“ arba „ačiū, kad susisiekėte su [įmone]“. Tačiau kai įtraukiate padėką, svarbu ją suasmeninti, nes standartiniai padėkos žodžiai (pvz., aukščiau paminėti) yra šiek tiek per daug bendro pobūdžio ir gali pasirodyti šalti ar nedraugiški.

Tiesiog parašius vardą kartu su savo padėka, pranešimas skamba šilčiau. Štai pavyzdys: „Emilija, labai ačiū, kad susisiekėte su [įmone] ir iškėlėte šią problemą. Jūs esate visiškai teisi…”

El. laiško pradžios pavyzdžiai ir šablonai

Profesionalūs pasisveikinimai el. paštu

„Labas [vardas]“ yra turbūt labiausiai paplitęs ir plačiausiai naudojamas el. pašto pasisveikinimas verslo pasaulyje. Šis pasisveikinimas paprastai rekomenduojamas pusiau formaliam ir neformaliam bendravimo stiliui. Jei norite būti šiek tiek oficialesnis, „Labas“ gali būti pakeistas žodžiu „Sveiki“.

„Gerbiamas [vardas]“ taip pat tinka tiek oficialiam, tiek neoficialiam bendravimui. Jūsų patogumui mes paruošėme visą kitų bendrų pasisveikinimų sąrašą, iš kurio galite pasirinkti pradėdami savo profesinį el. laišką. Štai jie:

---

---

---

---

Bendrosios el. laiško pradžios frazės

Po pasisveikinimo galite parašyti trumpą pradinį sakinį, kad pradėtumėte savo el. laišką. Tačiau geriausia vengti tokių sakinių, jei rašote oficialų el. laišką arba el. laišką potencialiam klientui, nes jie gali atrodyti pernelyg draugiški. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių el. laiškų pradžios pavyzdžių:

Sekančio el. laiško pradžios frazės

Jei nežinote, ką rašyti tolesnio el. laiško pradžioje, apsvarstykite galimybę įtraukti vieną iš šių el. laiško pradžios frazių, kurios gali pralaužti ledus:

El. laiško-atsakymo pradžios frazės

Atsakant klientui ar potencialiam klientui, daugeliu atvejų tinka trumpas „ačiū“. Jei nesate tikri, kaip įtraukti „ačiū“, ar jums reikia daugiau įkvėpimo, peržiūrėkite kai kurias mūsų alternatyvas:

Kaip pradėti šalto pardavimo el. laišką

Rašant šaltą el. laišką potencialiam klientui, pirma pastraipa nulems, ar jūsų potencialiam klientui pranešimas pasirodys vertas skaitymo, todėl svarbu padaryti įspūdį ir išsiskirti. Štai keletas pavyzdžių, ką galite įtraukti į įvadinę pastraipą:

Jei norite sužinoti daugiau, peržiūrėkite šalto pardavimo el. laiško šablonus.

Kaip pradėti tolesnį pardavimų el. laišką

Vėl susisiekti su potencialiu klientu, ypač jei ji neatsakė į jūsų ankstesnį pranešimą (-us), gali būti sudėtinga. Jei taip yra, išbandykite vieną iš šių efektyvių el. laiško pradžios sakinių. Jie gali būti naudingi!

Jei norite sužinoti daugiau, peržiūrėkite tolesnių pardavimo el. laiškų šablonus.

Kaip pradėti el. laišką po pirkimo/norint pasveikinti klientą

Kai kas nors perka jūsų produktą ar prisiregistruoja jūsų paslaugoms, turėtumėte jiems padėkoti arba pasveikinti prisijungus prie jūsų, kad viskas prasidėtų puikiai. Geriausias būdas tai padaryti yra parašyti el. laišką, kuriame yra padėka, trumpas įvadas ir bet kokia naudinga informacija.

Galite peržiūrėti daugiau el. laiškų po pirkimo šablonų ir pirmųjų el. laiškų šablonų.

Kaip pradėti klientų aptarnavimo el. laišką

Beveik kiekvienas klientų aptarnavimo el. laiškas turėtų prasidėti padėka, nesvarbu, ar tai būtų atsakymas į paprastą klientų aptarnavimo užklausą, ar atsakymas į kliento skundą. Štai kaip tai gali atrodyti:

Jei norite sužinoti daugiau, peržiūrėkite klientų aptarnavimo šablonus.

Kaip pradėti atsiprašymo el. laišką klientui

Atsakydami piktiems ar nepatenkintus klientams, būtinai pademonstruokite empatiją ir atsiprašykite savo verslo vardu. Štai kaip galite tai padaryti:

Santrauka

Jūsų verslo el. laiško pradžia (pasisveikinimas ir pirmasis sakinys) yra pirmas dalykas, kurį gavėjas mato atidaręs jūsų el. laišką. Profesionaliai pradėdami rašyti el. laišką, labiau tikėtina, kad sukursite teigiamą įspūdį. Pasisveikinimas, kurį naudosite ir keli pirmieji sakiniai, kuriuos pasirinksite profesionalių verslo el. laiškų pradžiai, priklausys nuo jūsų auditorijos ir bendravimo konteksto. Naudokite aukščiau minėtus pasisveikinimus ir el. laiškų pradžios frazes, kai nesate tikri, kaip pradėti sekantį el. laišką klientui ar šaltą el. laišką potencialiam klientui.

Nepamirškite dar kartą patikrinti, ar el. laiškuose nėra rašybos ar gramatikos klaidų, ir įsitikinkite, kad visada teisingai parašėte gavėjo vardą. Paskutinis patarimas yra dėl ilgumo, nes niekas nenori skaityti ilgų el. laiškų. Greitai pereikite prie reikalo naudodami tinkamą toną ir jums viskas pavyks.

Dažnai užduodami klausimai

Kodėl yra svarbu, kaip pradėti savo el. laišką?

Profesionaliai pradėdami el. laišką, labiau tikėtina, kad gavėjui sukursite teigiamą pirmąjį įspūdį. Kai kam nors rašote pirmą kartą, toks įspūdis yra labai svarbus, nes gali paskatinti auditoriją ne tik skaityti jūsų pranešimą, bet ir į jį reaguoti.

Kurių pasisveikinimų el. paštu turėčiau vengti?

„Labas, [slapyvardis]“ ir „Ei, [vardas]! yra pernelyg neoficialūs ir turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei anksčiau keitėtės el. laiškais ir palaikote gerus santykius su gavėju. Kita vertus, „Kam tai gali būti aktualu“ ir „Gerbiamasis pone ar ponia“ laikomi per daug formaliais ir šiek tiek pasenusiais, todėl jie turėtų būti naudojami tik oficialiai bendraujant arba kai nežinote tikslių žmonių vardų ir pavardžių.“

Ar turėtumėte pradėti el. laišką oficialiai ar neoficialiai?

El. laiško pradėjimas neoficialiu, individualizuotu tonu paprastai yra patrauklesnis, tačiau rašymas pernelyg neformaliu ir atsipalaidavusiu stiliumi iš tikrųjų gali atbaidyti jūsų auditoriją. Jei nesate tikri, kokį toną naudoti, geriausia elgtis šiek tiek oficialiau, o ne pernelyg neoficialiai ir draugiškai. Jei reikia, visada galite pakoreguoti savo toną, atsižvelgdami į gavėjo atsakymą.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Kodėl yra svarbu, kaip pradėti savo el. laišką?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Profesionaliai pradėdami el. laišką, labiau tikėtina, kad gavėjui sukursite teigiamą pirmąjį įspūdį. Kai kam nors rašote pirmą kartą, toks įspūdis yra labai svarbus, nes gali paskatinti auditoriją ne tik skaityti jūsų pranešimą, bet ir į jį reaguoti.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kurių pasisveikinimų el. paštu turėčiau vengti?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: „Labas, [slapyvardis]“ ir „Ei, [vardas]! yra pernelyg neoficialūs ir turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei anksčiau keitėtės el. laiškais ir palaikote gerus santykius su gavėju. Kita vertus, „Kam tai gali būti aktualu“ ir „Gerbiamasis pone ar ponia“ laikomi per daug formaliais ir šiek tiek pasenusiais, todėl jie turėtų būti naudojami tik oficialiai bendraujant arba kai nežinote tikslių žmonių vardų ir pavardžių.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ar turėtumėte pradėti el. laišką oficialiai ar neoficialiai?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “El. laiško pradėjimas neoficialiu, individualizuotu tonu paprastai yra patrauklesnis, tačiau rašymas pernelyg neformaliu ir atsipalaidavusiu stiliumi iš tikrųjų gali atbaidyti jūsų auditoriją. Jei nesate tikri, kokį toną naudoti, geriausia elgtis šiek tiek oficialiau, o ne pernelyg neoficialiai ir draugiškai. Jei reikia, visada galite pakoreguoti savo toną, atsižvelgdami į gavėjo atsakymą.” } }] }