woman working remotely from couch

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Nuotolinio darbo tendencija nuolat populiarėja, nes vis daugiau įmonių ją taiko. Jei esate vienas iš darbdavių, turinčių nuotoliniu būdu dirbančią komandą, labai svarbu, kad viskas vyktų sklandžiai.

Šiame kontroliniame sąraše pateikiami svarbiausi žingsniai, kaip valdyti nuotolinę komandą, kad jūsų verslas klestėtų.

Kas yra nuotolinio darbo kontrolinis sąrašas?

Tai darbdaviams skirtas vadovas, padedantis jiems valdyti savo komandas nuotoliniu būdu. Tai apima tinkamų įrankių ir procedūrų nustatymą, taip pat bendravimo plano sudarymą.

Nuotolinio darbo kontrolinio sąrašo svarba

Darbas nuotoliniu būdu turi daug privalumų, tačiau valdyti komandą tiesiogiai nekontaktuojant gali būti sudėtinga. Šis kontrolinis sąrašas padės užtikrinti, kad jūsų komanda, būdama toli nuo biuro, neatitrūktų ir būtų produktyvi. Jis bus naudingas ir darbuotojui, ir darbdaviui, nes jame bus nustatytos tam tikros pagrindinės taisyklės komunikacijai.

Kam gali būti naudingas mūsų nuotolinio darbo kontrolinis sąrašas?

Mūsų nuotolinio darbo kontroliniu sąrašu gali pasinaudoti:

  • Įmonių savininkai: nustatoma, ar jų įmonė pasirengusi samdyti ir valdyti nuotolinius darbuotojus. Taip jie pasiruošia galimiems iššūkiams.

  • Žmogiškųjų išteklių skyriai: tai padės jiems nustatyti ir išspręsti galimas problemas, susijusias su naujų darbuotojų įdarbinimu.

  • Nuotoliniai darbuotojai: jie gali pasitikrinti, kurias sritis turėtų padengti jų darbdavys.

  • Etatiniai darbuotojai: nustatyti, ar nuotolinis darbas jiems tinka.

Susipažinkite su nuotolinio darbo kontroliniu sąrašu

Pagrindai

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Aiškiai nustatykite laiką, kuriuo darbuotojai turi dirbti.

Kodėl svarbu nurodyti savo darbo valandas?

Apie tai turėtų žinoti ir darbuotojai, ir darbdaviai. Jei žmonės nežino savo darbo valandų, gali kilti problemų dėl produktyvumo ir efektyvumo.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas
„LiveAgent“ darbo valandų nustatymas

Kaip nurodyti savo darbo valandas?

Pasiteiraukite darbuotojų, kokiu laiku jiems patogiausia dirbti. Nuspręskite, kas geriausiai tinka jūsų komandai – tikslios darbo valandos ar lankstus darbo grafikas.

Kokie įrankiai padeda nusistatyti darbo valandas?

Laiko valdymo įrankiai, pavyzdžiui, „Trello“, „Toggl“ ir kt.

Užtikrinkite, kad darbuotojai suprastų savo pareigas. Įsitikinkite, kad suteikiate jiems erdvės savarankiškiems sprendimams, nes per didelė kontrolė kelia stresą ir mažina produktyvumą.

Kodėl svarbu nustatyti aiškias pareigas ir lūkesčius?

Kuo aiškiau visi supranta savo pareigas ir lūkesčius, tuo produktyvesnė bus darbo vieta. Darbdaviai galės reikalauti, kad darbuotojai būtų atsakingi už savo veiksmus, o darbuotojai jausis turintys balso teisę.

Create-rule-in-LiveAgent
„LiveAgent“ taisyklių funkcijos pavyzdys

Kaip nustatyti aiškias pareigas ir lūkesčius?

Paruoškite pareigybių aprašymus, kuriuose būtų aprašytos kiekvienos pareigybės pareigos, ir, jei reikia, būtinai juos atnaujinkite. Supažindinkite darbuotojus su galimais pokyčiais.

Kokius įrankius naudoti šiame etape?

Bendradarbiavimo įrankiais, tokiais kaip „Trello“, „Asana“ ar „Basecamp“, darbuotojams sukuriamos konkrečios užduotys ir stebima jų vykdymo eiga.

Nustatykite aiškią nuotolinio darbo politiką dėl švenčių, pertraukų, atostogų ir nedarbingumo dienų.

Kodėl svarbu viską apgalvoti dėl laisvadienių?

Darbdaviai turi pasirūpinti neatvykimo į darbą atvejais, kad darbas tęstųsi, o darbuotojai turi žinoti, kas yra priimtina, kai imama atostogų.

Kaip nuspręsti dėl laisvadienių?

Geriausia leisti pasiimti bent kelias laisvas dienas, iš kurių vienos būtų apmokamos, o kitos – neapmokamos, atsižvelgiant į konkrečią kiekvieno darbuotojo politiką. Kai kurie darbdaviai netgi leidžia neribotas atostogas, tačiau tam paprastai reikia abiejų šalių pasitikėjimo ir įsipareigojimo atsakingai dirbti be priežiūros. Priminkite darbuotojams, kad laisvadienių prašytų kuo iš anksčiau.

Kokias priemones naudoti sprendžiant dėl laisvadienių?

Naudodamiesi „Google“ dokumentais arba lentelėmis sukurkite failą, kuriame kiekvienas gali prašyti laisvadienių, pridėti pastabų ir realiuoju laiku matyti bet kokius pakeitimus.

Google calendar
šaltinis: calendar.google.com

Suplanuokite, kaip dažnai, kur ir kada turėtų vykti susitikimai.

Kodėl svarbu iš anksto susitarti dėl susitikimų?

Jei ketinate reguliariai rengti susitikimus, jie turėtų būti praktiški ir veiksmingi. Taip visi galės susitelkti į užduotį ir nešvaistyti laiko veltui.

Kaip iš anksto susitarti dėl susitikimų?

Turėtumėte reguliariai rengti susitikimus, kuriuose būtų atnaujinami komandos duomenys. Pavyzdžiui, kiekvieną penktadienio rytą arba trečiadienio popietę. Taip pat galite rengti ad hoc susitikimus, kai ką nors reikia aptarti nedelsiant.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas
šaltinis: calendar.google.com

Kokie įrankiai padeda iš anksto organizuoti susitikimus?

„Slack“, „LiveWebinar“, „Zoom“ arba „Google Hangouts“ yra puikūs vaizdo bendravimo įrankiai.

Bendravimas yra labai svarbus bet kuriai nuotolinei komandai. Nustatykite bendravimo gaires ir įsitikinkite, kad visi jų laikosi.

Kodėl svarbu racionalizuoti bendravimą?

Jei neturite komunikacijos plano, viskas gali greitai tapti chaotiška. Norint, kad visi būtų informuoti, būtina nustatyti veiksmingą ir greitą žmonių bendravimo būdą.

Kaip supaprastinti bendravimą?

Labai svarbu turėti būdą, kaip stebėti projektų pažangą, kad galėtumėte nustatyti, ar kas nors atsilieka. Be to, naudinga matyti, ką komanda daro kasdien.

Norėdami supaprastinti bendravimą su klientais, naudokite bilietų valdymo programinę įrangą, pavyzdžiui, „LiveAgent“. Jūsų el. laiškai, pokalbiai, skambučiai, socialinių tinklų paminėjimai ir pranešimai iš kitų kanalų pateks į vieną universalią pašto dėžutę. Tai palengvina bendravimą ir lemia didesnį klientų pasitenkinimą.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Kokie įrankiai skirti supaprastinti bendravimą?

  • Komandos bendravimas – tokie įrankiai kaip „Asana“ ar „Basecamp“ yra naudingi, bet tik tuo atveju, jei visi jais nuosekliai naudojasi
  • Bendravimas su klientais – viską viename turinti aptarnavimo tarnybos programinė įranga, pavyzdžiui, „LiveAgent“ (ją galima išbandyti nemokamai!)

Kad visi būtų vieningi ir judėtų ta pačia kryptimi, kiekviena komanda turi turėti bendras vertybes ir tikslus.

Kodėl svarbu rūpintis įmonės kultūra?

Įmonės gairės padės pritraukti būsimus darbuotojus, tačiau jos taip pat labai svarbios norint išlaikyti darbuotojus. Darbuotojai, kurie jaučiasi esantys komandos dalis ir kurių vertybės sutampa su organizacijos vertybėmis, yra labiau linkę likti įmonėje.

Kaip rūpintis įmonės kultūra?

Sudarykite pagrindinių vertybių sąrašą ir įsitikinkite, kad visi jas supranta. Be to, įmonės vadove galima išdėstyti įmonės lūkesčius ir politiką.

Kokie įrankiai padeda rūpintis įmonės kultūra?

Galite sukurti „Google Docs“ dokumentą arba trumpą vaizdo įrašą ar prezentaciją apie pagrindines savo įmonės vertybes.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Prieš pradėdami dirbti nuotoliniu būdu patikrinkite, ar jūsų darbuotojai turi produktyvią darbo aplinką.

Ne visi turi idealias sąlygas dirbti namuose. Jei norite, kad jūsų darbuotojai susitelktų į darbą, jie turi turėti reikiamus išteklius ir priemones.

Jei įmanoma, išnuomokite fizinę darbo vietą jų rajone (pvz., bendradarbystės erdvę). Jei tai neįmanoma, pasistenkite sudaryti jiems geresnes darbo sąlygas namuose, parūpindami tam tikrą įrangą (kėdes, stalus ir pan.).

Home office

Norėdami išsiaiškinti, ar kam nors trūksta tinkamos nuotolinės aplinkos, galite juos apklausti naudodami „Google“ formas.

Kai jūsų komanda pradeda dirbti nuotoliniu būdu, labai svarbu turėti naujų darbuotojų priėmimo į darbą planą.

Kodėl svarbu planuoti nuotolinį įdarbinimą?

Jei neturite įdarbinimo plano, naujiems darbuotojams gali būti sudėtinga pradėti dirbti.

Kaip suplanuoti nuotolinį įdarbinimą?

Suplanuokite vaizdo susitikimus ir mokymus, kad darbuotojai greitai susipažintų su naująja sistema. Sukurkite vadovus, kuriuos perskaitys kiekvienas darbuotojas, kad galėtų susipažinti su įmonės gairėmis.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokius įrankius naudoti planuojant nuotolinį įdarbinimą?

Galite naudoti „LiveWebinar“ internetiniams mokymams. Sukurkite vadovus „Google“ dokumentuose/lentelėse.

Techniniai aspektai

Kad nuotoliniai darbuotojai būtų produktyvūs, jiems reikia tinkamų įrankių, pavyzdžiui, kompiuterio su visomis jiems reikalingomis programomis.

Kodėl svarbu užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamus įrenginius?

Jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neturi tinkamų asmeninių prietaisų ar įrankių, jiems bus sunku dirbti efektyviai.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamus įrenginius?

Aprūpinkite darbuotojus tinkamais įrankiais ir prietaisais.

Kokius įrankius naudoti, kad įsitikintumėte, jog darbuotojai turi reikiamus įrenginius?

Nuotolinio darbo reikalavimų sąrašą galite sudaryti „Google“ dokumentuose/lentelėse. Apsvarstykite galimybę investuoti į tokias technologijas kaip debesų saugykla (pvz., „Dropbox“) ir dalijimąsi failais („Google Drive“).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Nuotoliniams darbuotojams būtina turėti patikimą interneto ryšį.

Kodėl svarbu suteikti prieigą prie interneto?

Jei darbuotojo internetas nustoja veikti net kelioms minutėms, tai gali turėti rimtų pasekmių. Patikrinkite, ar dirbdami nuotoliniu būdu jie nepatiria jokių ryšio problemų.

Kaip visiems suteikti prieigą prie interneto?

Periodiškai tikrinkite visų interneto greitį. Jei kyla kokių nors problemų, susisiekite su paslaugų teikėju ir pasirūpinkite, kad jos būtų kuo greičiau išspręstos.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokias priemones naudoti, kad visiems būtų suteikta prieiga prie interneto?

„Pingdom“ leidžia stebėti interneto ryšio stovį iš bet kurios pasaulio vietos.

Užtikrinkite, kad darbuotojai galėtų kreiptis į techninę pagalbą, jei kas nors veikia netinkamai.

Kodėl svarbu teikti techninę pagalbą?

Jei nuotoliniai darbuotojai neturi prieigos prie techninės pagalbos, juos tai gali trikdyti ir jie gali vertinti tai kaip kliūtį, trukdančią atlikti darbą.

Kaip teikti techninę pagalbą?

Darbuotojams pateikite pagalbos kontaktų sąrašą, įskaitant el. pašto adresą, telefono numerį ir kt.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokiais įrankiais teikti techninę pagalbą?

Galite sukurti dokumentą (pvz., „Google“ dokumentuose), kuriame būtų aprašytas techninės pagalbos teikimo procesas, ir suteikti prieigą prie jo visiems komandos nariams. Apsvarstykite galimybę investuoti į programinę įrangą, suteikiančią darbuotojams prieigą prie techninės pagalbos 24 valandas per parą.

Sauga

Nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai turi suprasti, kokie yra jų saugos įsipareigojimai.

Kodėl svarbu nustatyti saugos įsipareigojimus?

Darbuotojų sauga visada turėtų būti svarbiausias prioritetas. Darbuotojai turi žinoti, kokie pavojai gresia dirbant namuose, ir suprasti įmonės saugos politiką.

Kaip nustatyti saugos įsipareigojimus?

Aiškiai paaiškinkite jiems, kas turi būti apsaugota jų pusėje ir kokiems saugos elementams jie turėtų skirti daugiausia dėmesio.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Kokias priemones naudoti saugos įpareigojimams nustatyti?

Geofencing leidžia sekti darbuotojo įrenginio buvimo vietą ir nustatyti ribas, kurių jis negali peržengti. Vis dėlto šis žingsnis būtinas tik tuo atveju, jei jūsų įmonėje saugomi tikrai slapti duomenys, kitu atveju turėtumėte tiesiog pasitikėti savo darbuotojais – tai pasiteisina.

Reguliariai atnaujinkite savo komandos programėles ir įrenginius.

Kodėl svarbu rūpintis reguliariais atnaujinimais?

Jei nuotoliniai darbuotojai neatnaujina savo įrenginių, jie gali tapti pažeidžiami kibernetinių atakų. Patikrinkite, ar visi nuolat atnaujina įrenginius ir ar juos prižiūri.

Kaip pasirūpinti reguliariais atnaujinimais?

Sukurkite dokumentą, kuriame būtų pateikiamas būtinų atnaujinimų sąrašas, kad visi galėtų susipažinti su šia informacija.

Update

Kokie įrankiai padeda pasirūpinti reguliariais atnaujinimais?

Turėtumėte apsvarstyti galimybę investuoti į tokius įrankius kaip „Microsoft AutoUpdate“ („Windows“ sistemoms) arba „Mac OS X Update“ („Apple“ įrenginiams), kurie leis automatiškai atnaujinti visų darbuotojų programinę įrangą.

Turite nustatyti sritis, kuriose darbuotojai dažniausiai susiduria su saugos problemomis.

Kodėl svarbu nustatyti saugos rizikos taškus?

Jei žinote, kur slypi pavojai, galite imtis veiksmų, kurie padės juos sumažinti. Nustatykite visas galimas grėsmes, kol jos dar netapo problema.

Kaip nustatyti saugos rizikos taškus?

Apsvarstykite galimybę sukurti saugos rizikos taškų žemėlapį, kuriame būtų nurodytos sritys, kuriose darbuotojams gali kilti pavojus.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokias priemones naudoti saugos rizikos taškams nustatyti?

Yra įvairių įrankių, kuriais galima nustatyti saugos rizikos sritis, įskaitant geografines ribas, socialinių tinklų stebėsenos programinę įrangą (pvz., „Mediatoolkit“) ir „Google“ perspėjimus.

Jei kas nors nutiktų ne taip, turite turėti avarinį planą ir pasirūpinti, kad jūsų darbo vieta būtų saugesnė.

Kodėl svarbu paruošti avarinį planą?

Ištikus nelaimei, jūsų nuotoliniai darbuotojai gali supanikuoti ir dar labiau pabloginti padėtį. Avarinių situacijų planas gali užkirsti tam kelią.

Kaip parengti avarinį planą?

Sukurkite dokumentą su darbų sąrašu, kuriame žingsnis po žingsnio būtų aprašytas avarinis planas.

Exit sign

Kokie įrankiai padeda parengti avarinį planą?

Tuos, kuriuos jūsų darbuotojai naudoja dažniausiai, geriausiai pažįsta ir tikriausiai gali valdyti greičiausiai.

Psichikos sveikata

Viena didžiausių nuotolinio darbo problemų – negalėjimas tiesiogiai bendrauti su žmonėmis. Kadangi nuotoliniai darbuotojai didžiąją laiko dalį gali praleisti tarp keturių sienų, jų psichinė sveikata yra labai svarbi.

Kodėl svarbu rūpintis darbuotojų gerove?

Jei darbuotojui kyla problemų dėl savo psichikos sveikatos, tai gali turėti didžiulį poveikį įmonės veiklos efektyvumui.

Kaip padėti pasirūpinti darbuotojų gerove?

Nesvarbu, ar tai susiję su darbu, ar ne, pasirūpinkite, kad kiekvienas galėtų gauti pagalbą, jei jos prireiktų.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokie įrankiai padės rūpintis darbuotojų gerove?

Galite atlikti anoniminę apklausą naudodami „Google Forms“ arba „SurveyNuts“.

Skatinkite darbuotojus bendrauti su bendradarbiais net ir ne darbo reikalais. Tai padės jiems jaustis labiau susijusiems su komanda ir padės išvengti atskirties jausmo.

Kodėl svarbu skatinti neformalius pokalbius su komandos nariais?

Jei darbuotojai pradės jaustis tarsi akvariume, jiems gali būti sunku susikaupti ir atlikti darbą.

Kaip skatinti neformalius pokalbius su komandos draugais?

Atkreipkite dėmesį į kiekvieną galimybę rengti susitikimus „nuotoliniu būdu“ – ne tik darbo klausimais, bet ir, pavyzdžiui, švęsti darbuotojų gimtadienius.

Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Kokie įrankiai padeda skatinti neformalius pokalbius su komandos draugais?

Čia tinka visi žiniatinklio seminarų ir pranešimų siuntimo įrankiai („LiveWebinar“, „Zoom“, „Google Hangout“ ir kt.).

Dirbant nuotoliniu būdu išmokti naujų įgūdžių daug sunkiau nei biure. Suteikite darbuotojams alternatyvių galimybių ir paskatų mokytis naujų įgūdžių, galimybių tobulėti. Suteikite jiems galimybę naudotis technologijomis, kurios padės atlikti visus šiuos dalykus.

Kodėl svarbu darbuotojams rengti mokymus?

Suteikdami darbuotojams galimybę tobulėti, padėsite jiems suvokti savo darbą kaip karjerą, o ne tik kaip dar vieną darbą. Skatinkite juos dalyvauti internetiniuose seminaruose arba lankyti kursus, susijusius su jų profesiniais interesais.

Kaip suteikti darbuotojams mokymosi galimybes?

Apsvarstykite galimybę siūlyti įvairių tipų mokymus, pavyzdžiui, vaizdo pamokas, internetinius seminarus ar e. knygas. Taip pat galite padėti savo darbuotojams baigti kursus jų pačių laiku.

Woman explaining to team members stick notes

Kokius įrankius naudoti, kad suteiktumėte darbuotojams mokymosi galimybes?

Galite naudotis vaizdo konferencijų programine įranga, pavyzdžiui, „Skype“ ar „Zoom“, kad galėtumėte rengti tiesioginius mokymus, arba tokiomis platformomis kaip „Lynda.com“ ir „Coursera“, kad pasiūlytumėte internetinius kursus.

Nuotolinio darbo kontrolinio sąrašo santrauka

Pagrindai:

  • Nurodykite savo darbo valandas
  • Nustatykite aiškias pareigas ir lūkesčius
  • Nuspręskite dėl laisvo laiko
  • Iš anksto susitarkite dėl susitikimų
  • Supaprastinkite bendravimą su „LiveAgent“
  • Rūpinkitės įmonės kultūra
  • Patikrinkite darbuotojų nuotolinio darbo aplinką
  • Planuokite nuotolinį įdarbinimą

Techniniai aspektai:

  • Įsitikinkite, kad darbuotojai turi reikiamus prietaisus
  • Visiems suteikite prieigą prie interneto
  • Teikite techninę pagalbą

Sauga:

  • Nustatykite saugos įpareigojimus
  • Rūpinkitės reguliariais atnaujinimais
  • Nustatykite saugos rizikos taškus
  • Sukurkite avarinį planą

Psichikos sveikata:

  • Pasirūpinkite darbuotojų gerovės palaikymu
  • Skatinkite neformalius pokalbius su komandos draugais
  • Suteikite savo darbuotojams mokymosi galimybes

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Mūsų svetainėje naudojami slapukai. Tęsdami, suteikiate mums leidimą patalpinti slapukus, kaip aprašyta mūsų privatumo ir slapukų politika.

×
Susitarkite dėl skambučio ir sužinokite, kaip LiveAgent gali padėti jūsų verslui.

Esame prieinami keliomis datomis

Prisiregistruoti demonstracijai