Nuotolinio darbo kontrolinis sąrašas

Aiškiai nustatykite laiką, per kurį jūsų darbuotojai turėtų dirbti.

Kodėl svarbu nurodyti darbo valandas?

Darbuotojai ir darbdaviai turėtų apie tai žinoti. Jei žmonės nežino savo darbo valandų, tai gali sukelti produktyvumo ir efektyvumo problemas.

Kaip nurodyti darbo valandas?

Paklauskite darbuotojų, kokia jiems patogiausia laiko darbui. Nuspręskite, kas geriausiai tinka jūsų komandai – tikslios darbo valandos ar lanksčios darbo schemos.

Kokie įrankiai padeda nurodyti darbo valandas?

Laiko vadybos įrankiai, tokie kaip Trello arba Toggl ir kt.

Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai supranta savo atsakomybes. Įsitikinkite, kad nemikromanaginate, nes tai tik sukelts nusivylimą ir sumažins produktyvumą.

Kodėl svarbu nustatyti aiškias atsakomybes ir lūkesčius?

Kuo aiškiau visi supranta savo pareigas ir lūkesčius, tuo produktyvesnis bus darbo vieta. Darbdaviai galės laikyti darbuotojus atsakingus už savo veiksmus, o darbuotojai jausis, kad jų balsas girdimas.

Kaip nustatyti aiškias atsakomybes ir lūkesčius?

Paruoškite darbo aprašymus, kurie aprašo kiekvienos pareigos atsakomybes, ir būtinai juos atnaujinkite. Informuokite savo personalą apie bet kokius galimus pokyčius.

Kokie įrankiai naudojami šiame žingsnyje?

Bendradarbiavimo įrankiai, tokie kaip Trello, Asana arba Basecamp, sukuria konkrečias darbuotojų užduotis ir seka jų progresą, arba taip pat galite apsvarstyti kontrolinio sąrašo programos diegimą.

Nustatykite aiškią nuotolinio darbo politiką, kuri apimtų šventes, pertraukas, atostogas ir nedarbingumo dienas.

Kodėl svarbu nuspręsti dėl atostogų?

Darbdaviai turi valdyti neatvykimus, kad darbas būtų tęsiamas, o darbuotojai turi žinoti, kas yra priimtina atostogų atžvilgiu.

Kaip nuspręsti dėl atostogų?

Geriausia leisti bent kelioms dienoms nuo darbo, kai kurias apmokamas, o kitas neapmokamas, priklausomai nuo konkrečios kiekvieno darbuotojo politikos. Kai kurie darbdaviai net leidžia neribotus atostogas, tačiau tai paprastai reikalauja pasitikėjimo iš abiejų pusių ir įsipareigojimo atsakingai dirbti be priežiūros. Paprašykite personalo prašyti atostogų kuo anksčiau.

Kokie įrankiai naudojami atostogoms nuspręsti?

Naudokite Google Docs arba Sheets, kad sukurtumėte failą, kuriame visi gali prašyti dienų, kurias nori nuo darbo, pridėti pastabas ir matyti bet kokius pokyčius realiuoju laiku.

Planuokite, kaip dažnai, kur ir kada turėtų vykti susitikimai.

Kodėl svarbu iš anksto suplanuoti susitikimus?

Susitikimai turėtų būti praktiniai ir efektyvūs, jei juos ketinate laikyti reguliariai. Tokiu būdu visi gali sutelkti dėmesį į užduotį, nešvaistydami laiko.

Kaip iš anksto suplanuoti susitikimus?

Turėtumėte nustatyti reguliarų komandos atnaujinimų susitikimą. Pavyzdžiui, kiekvieną penktadienio rytą arba trečiadienio popietę. Taip pat galite suplanuoti ad-hoc susitikimus, kai reikia kažką aptarti iš karto.

Kokie įrankiai padeda suplanuoti susitikimus iš anksto?

Slack, LiveWebinar, Zoom arba Google Hangouts yra puikūs vaizdo komunikacijos įrankiai.

Komunikacija yra pagrindinė bet kurios nuotolės komandos dalis. Nustatykite komunikacijos gaires ir įsitikinkite, kad visi jų laikaisi.

Kodėl svarbu supaprastinti komunikaciją?

Jei neturite komunikacijos plano, viskas gali greitai tapti chaotiška. Norint, kad visi būtų informuoti, būtina nustatyti, kaip žmonės gali efektyviai ir greitai komunikuoti.

Kaip supaprastinti komunikaciją?

Svarbu turėti būdą sekti projektų progresą, kad galėtumėte nustatyti, ar kas nors atsieka. Be to, naudinga matyti, ką komanda daro kasdien.

Norint supaprastinti komunikaciją su klientais, naudokite tiketavimo programinę įrangą, tokią kaip LiveAgent. Jūsų el. laiškai, pokalbiai, skambučiai, socialinės žiniasklaidos paminėjimai ir žinutės iš kitų kanalų pateks į vieną universalią gautuvę. Tai palengvina komunikaciją ir padidina kliento pasitenkinimą.

Kokie įrankiai supaprastina komunikaciją?

• Komandos komunikacija – įrankiai, tokie kaip Asana arba Basecamp, yra naudingi, tik jei visi jais naudojasi nuosekliai.
• Komunikacija su klientais – visapusiška pagalbos stalo programinė įranga, tokia kaip LiveAgent (galite ją išbandyti nemokamai!).

Kad visi būtų vienoje nuomonėje ir judėtų ta pačia kryptimi, kiekviena komanda turi turėti bendrinių vertybių ir tikslų rinkinį.

Kodėl svarbu rūpintis įmonės kultūra?

Įmonės gairės padės pritraukti būsimus darbuotojus, tačiau jos taip pat yra svarbios darbuotojų išlaikymui. Darbuotojai, kurie jaučiasi esantys komandos dalimi ir kurių vertybės sutampa su organizacijos vertybėmis, labiau linkę likti įmonėje.

Kaip rūpintis įmonės kultūra?

Sukurkite pagrindinių vertybių sąrašą ir įsitikinkite, kad visi jas supranta. Taip pat įmonės vadovas gali nustatyti įmonės lūkesčius ir politiką.

Kokie įrankiai padeda rūpintis įmonės kultūra?

Galite sukurti Google Docs dokumentą arba sukurti trumpą vaizdo įrašą / pristatyti apie jūsų įmonės pagrindines vertybes.

Patikrinkite, ar jūsų darbuotojai turi produktyvias darbo aplinkas prieš pradėdami dirbti iš nuotolio.

Kodėl svarbu patikrinti savo darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Ne visi turi idealias sąlygas darbui iš namų. Jei norite, kad jūsų personalas sutelktų dėmesį į savo darbą, jie turi turėti reikalingus išteklius ir įrankius.

Kaip patikrinti savo darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Jei įmanoma, nuomokitės fizinę darbo vietą jų rajone (pvz., bendradarbiavimo erdvę). Jei ne, pabandykite pagerinti jų darbo sąlygas namuose, suteikdami tam tikrą įrangą (kėdes, stalus ir kt.).

Kokie įrankiai naudojami patikrinti savo darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Norėdami sužinoti, ar kas nors neturi tinkamos nuotolės aplinkos, galite juos apklausti per Google Forms.

Kai jūsų komanda pradeda dirbti iš nuotolio, svarbu turėti naujų darbuotojų įdarbinimo planą.

Kodėl svarbu planuoti nuotolį įdarbinimą?

Jei neturite įdarbinimo plano, gali būti sudėtinga greitai supažindinti naujus darbuotojus.

Kaip planuoti nuotolį įdarbinimą?

Planuokite vaizdo susitikimus ir mokymo seansus, kad jūsų darbuotojai greitai susipažintų su nauja sistema. Sukurkite kiekvieno darbuotojo vadovus, kuriuos jie galėtų perskaityti, kad susipažintų su įmonės gairėmis.

Kokie įrankiai naudojami nuotolinio įdarbinimo planui?"

Galite naudoti LiveWebinar internetiniams mokymo seansams. Sukurkite vadovus Google Docs/Sheets.

Norint būti produktyviam, nuotoliniai darbuotojai turi tinkamus įrankius, tokius kaip kompiuteris su visa reikalinga jų įdiegta programine įranga.

Kodėl svarbu įsitikinti, kad jūsų darbuotojai turi reikalingus įrenginius?

Jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neturi tinkamų asmeninių įrenginių ar įrankių, jiems bus sunku atlikti savo darbą.

Kaip įsitikinti, kad jūsų darbuotojai turi reikalingus įrenginius?

Aprūpinkite savo darbuotojus tinkamais įrankiais ir įrenginiais.

Kokie įrankiai naudojami, norint įsitikinti, kad jūsų darbuotojai turi reikalingus įrenginius?

Galite sukurti nuotolinio darbo reikalavimų sąrašą Google Docs/Sheets. Apsvarstyti investavimą į technologiją, tokią kaip debesų saugykla (pvz., Dropbox) ir failų bendrinimas (Google Drive).

Patikimas interneto ryšys yra būtinas nuotoliniams darbuotojams.

Kodėl svarbu suteikti prieigą prie interneto?

Jei darbuotojo internetas nustoja veikti net kelioms minutėms, tai gali turėti didelių pasekmių. Patikrinkite, ar jie nepatyrė jokių ryšio sunkumų dirbdami iš nuotolio.

Kaip suteikti visiems prieigą prie interneto?

Periodiškai patikrinkite visų interneto greitį. Jei yra problemų, susisiekite su paslaugų teikėju ir jas išspręskite kuo greičiau.

Kokie įrankiai padeda suteikti prieigą prie interneto?

Pingdom leidžia stebėti interneto ryšio būseną iš bet kurio pasaulio taško.

Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai turi prieigą prie techninės pagalbos, jei kažkas neveikia tinkamai.

Kodėl svarbu suteikti techninę pagalbą?

Jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neturi prieigos prie techninės pagalbos, jie gali nusivylti ir matyti tai kaip kliūtį, kuri trukdo jiems atlikti savo darbą.

Kaip suteikti techninę pagalbą?

Suteikite savo darbuotojams pagalbos kontaktų sąrašą, kuriame būtų el. pašto adresas, telefono numeris ir kt.

Kokie įrankiai suteikia techninę pagalbą?

Galite sukurti dokumentą (pvz., Google Docs), kuriame aprašytas techninis pagalbos procesas, ir suteikti prieigą visiems savo komandos nariams. Apsvarstyti investavimą į programinę įrangą, kuri suteikia jūsų darbuotojams prieigą prie pagalbos 24 valandas per parą.

Jūsų nuotoliniai darbuotojai turi suprasti, kokie yra jų saugumo įpareigojimai.

Kodėl svarbu nustatyti saugumo įpareigojimus?

Jūsų darbuotojų saugumas turėtų visada būti prioritetas. Jūsų personalas turi žinoti apie pavojus, susijusius su darbu iš namų, ir suprasti įmonės saugumo politiką.

Kaip nustatyti saugumo įpareigojimus?

Aiškiai paaiškinkite jiems, ką jie turi padaryti iš savo pusės ir kuriems saugumo elementams jie turėtų sutelkti dėmesį.

Kokie įrankiai naudojami saugumo įpareigojimams nustatyti?

Geofencing leidžia sekti darbuotojo įrenginio vietą ir nustatyti ribas, kurių jie negali peržengti. Tačiau šis žingsnis yra būtinas tik jei jūsų įmonė turi iš tikrųjų jautrių duomenų, priešingu atveju turėtumėte tiesiog pasitikėti savo personalu – tai atsipirks.

Palaikykite reguliarius atnaujinimus savo komandos programoms ir įrenginiams.

Kodėl svarbu rūpintis reguliariais atnaujinimais?

Jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neatnaujina savo įrenginių, jie gali tapti pažeidžiami kibernetiniams atakoms. Patikrinkite, ar visi laikosi reguliarių atnaujinimų ir jų nepamirša.

Kaip rūpintis reguliariais atnaujinimais?

Sukurkite dokumentą, kuriame būtų reikalingų atnaujinimų sąrašas, kad visi turėtų prieigą prie šios informacijos.

Kokie įrankiai padeda rūpintis reguliariais atnaujinimais?

Turėtumėte apsvarstyti investavimą į tokius įrankius kaip Microsoft AutoUpdate (Windows) arba Mac OS X Update (Apple įrenginiams), kurie leis jums automatiškai atnaujinti visą savo darbuotojų programinę įrangą.

Turite nustatyti sritis, kuriose jūsų darbuotojai labiausiai tikėtini susidurti su saugumo problemomis.

Kodėl svarbu nustatyti saugumo rizikos?

Jei žinote, kur slypi pavojai, galite imtis žingsnių, kurie padės juos sumažinti. Nustatykite visas galimas grėsmes prieš jos taps problema.

Kaip nustatyti saugumo rizikos?

Apsvarstyti saugumo rizikos žemėlapio sukūrimą, kuriame būtų nurodyta sritys, kuriose jūsų darbuotojai gali susidurti su pavojumi.

Kokie įrankiai naudojami saugumo rizikoms nustatyti?

Yra įvairūs įrankiai, kurie nustato saugumo rizikos sritis, įskaitant Geofencing, socialinės žiniasklaidos stebėjimo programinę įrangą (tokią kaip Mediatoolkit) ir Google Alerts.

Jei kažkas nepavyks, turite suteikti avarinį planą ir padaryti savo darbo vietą saugesnę.

Kodėl svarbu parašyti avarinį planą?

Avarijos atveju jūsų nuotoliniai darbuotojai gali panikuoti ir pabloginti situaciją. Avarinį planą gali tai neleisti.

Kaip parašyti avarinį planą?

Sukurkite dokumentą su užduočių sąrašu, kuriame būtų aprašytas avarinį planą žingsnis po žingsnio.

Kokie įrankiai padeda parašyti avarinį planą?

Tie, kuriuos jūsų darbuotojai naudoja dažniausiai, bus tie, kuriuos jie geriausiai pažįsta ir greičiausiai gali valdyti.

Viena iš didžiausių nuotolinio darbo problemų yra negalėjimas tiesiogiai komunikuoti su žmonėmis. Kadangi nuotoliniai darbuotojai gali praleisti daugumą laiko keturiose sienose, jų psichinis sveikata yra labai svarbi.

Kodėl svarbu rūpintis savo darbuotojų gerove?

Jei darbuotojas pradeda kovoti su psichine sveikata, tai gali turėti didžiulį poveikį įmonės efektyvumui.

Kaip padėti rūpintis savo darbuotojų gerove?

Nesvarbu, ar tai susiję su darbu, ar ne, įsitikinkite, kad visi turi prieigą prie pagalbos, jei jos reikia.

Kokie įrankiai padeda rūpintis savo darbuotojų gerove?

Galite atlikti anoniminę apklausą per Google Forms arba SurveyNuts.

Skatinkite savo darbuotojus turėti neoficialius pokalbius su kolegomis, net ir ne darbui susijusiems tikslams. Tai padės jiems jaustis labiau susietus su komanda ir išvengti izoliavimo jausmo.

Kodėl svarbu palengvinti neoficialius pokalbius su komandos nariais?

Jei jūsų darbuotojai pradeda jaustis, lyg jie būtų žuvyje, gali būti sunku jiems sutelkti dėmesį ir atlikti savo darbą.

Kaip palengvinti neoficialius pokalbius su komandos nariais?

Atkreipkite dėmesį į kiekvieną nuotolinio susitikimo galimybę, ne tik darbui, bet ir darbuotojų gimtadienių šventimui, pavyzdžiui.

Kokie įrankiai padeda palengvinti neoficialius pokalbius su komandos nariais?

Bet kuris vebinaras ir žinučių įrankis (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout ir kt.) čia veiks.

Naujų įgūdžių mokymasis iš nuotolio yra daug sudėtingesnis nei biure. Suteikite savo darbuotojams alternatyvias galimybes ir paskatinimus išmokti naujų įgūdžių, galimybes tobulėti. Leiskite jiems prieigą prie technologijos, kuri padės jiems tai padaryti.

Kodėl svarbu suteikti savo darbuotojams mokymus?

Leisdami savo darbuotojams tobulėti, jie mato savo darbą kaip karjerą, o ne tik dar vieną darbą. Skatinkite juos dalyvauti vebinaruose arba lankyti kursus, susijusius su jų profesiniais interesais.

Kaip suteikti savo darbuotojams mokymo galimybes?

Apsvarstyti skirtingų mokymo tipų pasiūlymą, tokius kaip vaizdo pamokos, vebinarai arba e-knygos. Taip pat galite paremti savo darbuotojus baigti kursus jų laisvu laiku.

Kokie įrankiai naudojami savo darbuotojams mokymo galimybes suteikti?

Galite naudoti vaizdo konferencijų programinę įrangą, tokią kaip Skype arba Zoom, norėdami atlikti tiesioginį mokymą, arba platformas, tokias kaip Lynda.com ir Coursera, norėdami pasiūlyti internetinius kursus.