11 atsakymų šablonai kliento skundams
Sužinokite, kaip profesionaliai atsakyti piktems klientams naudojant 11 paruoštų el. pašto šablonų. Valdykite skundus, išlaikykite lojalumą ir išvenkite neigiam...
6 min skaitymas
CustomerService
Templates
+2
Nors kiekvienas verslas nori patenkinti savo klientus kiekvieną kartą, tai ne visada įmanoma sutikti su visais klientų prašymais. Priėmus idėją, kad klientas visada teisus, sunkiau suprasti, kaip atsakyti ne klientams nepajaudindami jų ir neprarasdami jų. Tačiau kai klientas reikalauja kažko, kas nėra prieinama, nepagrįsta arba tiesiog neįmanoma suteikti, visi, kurie tiesiogiai bendrauja su klientais, turėtų puikiai žinoti, kaip mandagiai atsakyti ne klientams.
Kaip atsakyti ne klientams neprarasdami jų verslo
Kaip atsakyti ne klientų prašymams ar reikalavimams nepajaudindami, nesuerzindami ar nepajaudindami klientų? Čia yra keletas pagrindinių dalykų, kuriuos reikia atsiminti, kai tik turėsite parašyti atsisakymo laišką savo klientams ar potencialiems klientams.
- Perrašykite ne naudodami teigiamą kalbą, kuri yra vienintelė komunikacija, kurią turėtumėte naudoti rašydami atsisakymo laišką.
- Laikykitės paprasto atsisakymo laiško formato: parodykite dėkingumą, pranešite žinią, paaiškinkite kodėl, pasiūlykite pagalbą ir baigkite aukštoje nuotaikoje.
- Naudokite empatijos pareiškimus, kad parodytumėte, jog suprantate klientų jausmus (pvz., Visiškai suprantu, kad…, žinau, kaip tai turi būti nusivylę… ir t. t.)
- Visada pateikite dedikuotą paaiškinimą, kodėl negalite įvykdyti klientų prašymo (pvz., tai prieštarauja įmonės politikai).
- Tvirtai atsisakykite, neduodami klaidingų pažadų klientams (pvz., nežadėkite įdiegti funkcijos artimiausiu metu, jei to tikrai neplanuojate).
- Raskite artimiausią alternatyvą, jei įmanoma. Net jei tai neveiks klientui, jie vis tiek įvertins jūsų pastangą.
- Įsitikinkite, kad klientas supranta, jog atsakote ne jų prašymui, o ne jiems asmeniškai.
- Jei situacija pasikeis, susisiekite su klientu, kad jūs dabar galite įvykdyti jų prašymą.
Kaip atsakyti ne klientui: 7 atsisakymo laiškų šablonai
Nesvarbu, ar tai baimė dėl blogos reputacijos, santykių su klientu sugadinimo, ar visiškai verslo praradimo, klientų prašymų atmetimas gali būti sudėtinga, jei nežinote, kaip tai padaryti profesionaliai. Iš tikrųjų, mokymasis atsakyti ne yra esminė įgūdis, ypač tiems, kurie dirba su klientais. Mandagus atsisakymas dažnai yra geriausias pasirinkimas, jei turite atmesti pasiūlymą.
Žemiau pateikiami standartiniai atsisakymo laiškų šablonai, kuriuos galite naudoti (ir personalizuoti) savo klientų sąveikoje.
Kaip atsakyti ne klientų funkcijos prašymui
Sveikas [VARDAS],
Ačiū, kad parašėte ir atkreipėte mūsų dėmesį į šią funkciją. Tikrai suprantu, kaip mūsų klientai iš jos naudotųsi.
Šiuo metu mes to neturime, tačiau iš tikrųjų girdėjome šį prašymą gana daug kartų, todėl gali būti, kad tai įdiegsime labai greitai. Pasikalbėsiu su mūsų kūrimo komanda ir sužinosiu, ar tai galėtų būti pridėta prie būsimo leidimo.
Tuo tarpu, prašau, dajte man žinoti, jei yra dar kažkas, kuo galėtume jums padėti, ir smagios savaitės likusios dalies!
Geriausiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne klientui, kuris prašo funkcijos, kuri buvo pašalinta
Sveikas [VARDAS],
Ačiū, kad susisiekėte. Ši funkcija buvo pašalinta iš mūsų produkto, nes ji sulėtino programos įkėlimo laiką daugumai mūsų klientų, įskaitant tuos, kurie jos niekada nenaudojo. Todėl mes greičiausiai jos nesugrąžinsime jokiu metu.
Visiškai suprantu, kad jums turi būti nusivylę praradus funkciją, kuria pasikliovėte. Tačiau jei reikia, galėčiau jums rekomenduoti alternatyvų įrankį, kuris ją turi.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne klientui, kuris prašo nuolaidos
Sveikas [VARDAS],
Ačiū, kad pasirinkote [ĮMONĖS PAVADINIMAS]. Esame patenkinti, kad nusprendėte pirkti mūsų produktą, ir nekantraujame jūsų turėti!
Dėl jūsų nuolaidos prašymo, deja, šiuo metu negalėsime jums suteikti nuolaidos. Manome, kad mūsų paslauga suteikia daugiau vertės už jūsų pinigus, be to, būtų neteisinga mūsų kitiems klientams, jei darytume išimtį. Tačiau kartais vykdome akcijas, kurias galite rasti mūsų svetainėje [NUORODA], arba galite užsiprenumeruoti mūsų mėnesinį biuletenį, kad būtumėte informuoti apie mūsų būsimus pasiūlymus.
Prašau, dajte man žinoti, jei norėtumėte, kad pridėčiau jūsų el. pašto adresą į mūsų siuntimo sąrašą.
Geriausiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne klientui, kuris prašo grąžinimo / grąžinimo / mainų
Gerbiamas [VARDAS],
Deja, negaliu apdoroti jūsų grąžinimo / grąžinimo / mainų prašymo, nes produktas buvo pažeistas po pristatymo.
Suprantu, kad tai ne žinutė, kurią norėjote girdėti, ir tai turi būti nusivylę, atsižvelgiant į tai, kad nespėjote jo daug naudoti.
Mes pripažįstame, kad šis pažeidimas greičiausiai buvo netyčia, todėl kaip geros valios žestas mielai suteiktume jums 20% nuolaidą jūsų būsimam pirkimui. Tiesiog naudokite šį kodą: [VARDAS], kad jį panaudotumėte.
Jei turite klausimų, prašau, dajte man žinoti. Visada darysiu viską, ką galiu, jums padėti.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne klientui, kuris prašo jūsų atlikti jų darbą
Sveikas [VARDAS],
Pridėjau trumpą instrukciją, kuri jus vadovaus atliekant X procesą. Tai galite lengvai paruošti per akimirką.
Jei susiduriate su kokiais nors sunkumais, prašau, nedvejodami susisiekite su manimi. Galime paskambinti ir aš jus žingsnis po žingsnio vadovausiu.
Pagarbiai, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne susitikimui su klientu
Sveikas [VARDAS],
Taip džiaugiuosi, kad jūs suinteresuoti bendradarbiauti su mūsų įmone jūsų naujame projekte.
Nors labai norėčiau asmeniškai susitikti, deja, šią savaitę negaliu keliauti dėl esamų įsipareigojimų ir negaliu suteikti jums laiko, kurio nusipelnote, kad toliau tai aptartume.
Tačiau mielai pradėčiau pokalbį dabar el. paštu, jei tai jums tinka?
[DETALĖS, KURIAS PLANUOJOTE APTARTI]
Norėčiau išgirsti jūsų nuomonę apie tai. Ir jei norėtumėte aptarti asmeniškai, aš esu laisvas [DATOS] ir mielai tada apie tai daugiau pakalbėčiau.
Ačiū už supratimą, [JŪSŲ PARAŠAS]
Kaip atsakyti ne kliento projektui
Sveikas [VARDAS],
Labai ačiū, kad atsiuntėte [PROJEKTO PAVADINIMO] detales, tai tikrai skamba kaip puiki galimybė!
Tačiau, perskaičius pasiūlymą ir pasikalbėjus su mano komanda, nusprendėme, kad, deja, negalėsime perimti šio projekto.
Nors labai norėtume tęsti, šiuo metu tiesiog neturime pakankamai išteklių, kuriuos šis projektas nusipelnytų.
Jei situacija pasikeis artimiausiu metu, tikrai susisiekšiu ir jums pranešiu.
Geriausiais linkėjimais, [JŪSŲ PARAŠAS]
