El. pašto valdymo programinė įranga yra įrankis, skirtas tvarkyti didelius el. laiškų srautus per bilietų tvarkymo sistemą, suteikiantis daug naudingų funkcijų - nuo bendros dėžutės iki sukurtų šablonų ir vidinės žinių bazės. Tai sutaupo laiko, pinigų ir pagerina produktyvumą.
El. pašto valdymo programinė įranga yra įrankis, naudojamas dideliems gaunamų el. laiškų srautams tvarkyti. Programa valdo el. laiškus per bilietų tvarkymo sistemą, kuri sukuria unikalius identifikatorius kiekvienam el. laiškui, kurie žinomi kaip bilietų ID. Programinė įranga tuomet priskiria kiekvieną el. laišką konkrečiam agentui arba skyriui, priklausomai nuo iš anksto nustatytų automatinio darbo srauto taisyklių.
Saityno / žiniatinklio pašto ir el. pašto klientai yra mažiau pažengę ir siūlo mažiau pagrindinių funkcijų. Saityno pašto ir el. pašto klientai iš esmės buvo sukurti asmeniniam naudojimui, o el. pašto valdymo programinė įranga sukurta specialistams, įmonėms ir organizacijoms, kurios per dieną gauna tūkstančius el. laiškų ir kuriems reikia efektyvių priemonių juos tvarkant.
Saityno pašto / el. pašto klientai | El. pašto valdymo programinė įranga |
Automatizavimo parinktys yra labai ribotos arba jų nėra | Begalė automatizavimo parinkčių |
Apkrauta reklamomis / brukalu | Jokių reklamų / brukalo |
Nėra bendradarbiavimo sąlygų | Sukurta bendradarbiavimui (bendrinama el. pašto dėžutė, palaikanti komandinį el. pašto valdymą) |
Išplėstinio filtravimo trūkumas | Žymos ir bilietų ID patogiam filtravimui |
Nėra atsakymų šablonų | Neriboti atsakymų šablonai |
Ribota laikmena | Neribota laikmena |
El. laiškų šablonų kiekis yra ribotas arba jų nėra | Siūlo tinkinamus el. laiškų šablonus |
Ribotas kontaktų laukelių kiekis | Kontaktų laukeliai + įmontuotas CRM |
Nėra privačių / vidinių užrašų | Siūlo privačius / vidinius užrašus |
Nėra galimybės sujungti / išskirti el. laiškus | Siūlo el. laiškų sujungimą / išskyrimą |
Nėra agentų susidūrimo aptikimo | Siūlo agento susidūrimo aptikimą |
Kai kurie siūlo kelis el. pašto skirtukus | Siūlo daug el. pašto skirtukų |
Nėra trečiųjų šalių integracijų | Šimtai trečiųjų šalių integracijų |
Nėra omnikanalių galimybių | Omnikanalės galimybės |
Siūlo el. pašto programėles mobiliesiems | Siūlo el. pašto programėles mobiliesiems |
Pažangūs el. pašto valdymo įrankiai, tokie kaip „LiveAgent“, nenustato jokių apribojimų el. pašto adresų, kuriuos galite susieti su programine įranga, skaičiui.
Galima teigti, kad el. pašto valdymo programinė įranga dažnai yra saugesnė nei tradicinė el. pašto dėžutė. Įsivaizduokite šį scenarijų:
Natūralu, kad turėsite pasidalinti savo el. pašto prisijungimo duomenimis su keliais žmonėmis, o tai kelia grėsmę saugumui, ypač jei jie naudojasi viešais kompiuteriais arba dalijasi įrenginiais su kitais.
Naudojant el. pašto valdymo sistemą, kiekvienas darbuotojas turi savo unikalius prisijungimo duomenis, taigi tai suteikia daug daugiau saugumo jums ir visai jūsų komandai.
El. pašto valdymo programinė įranga gali būti naudinga tiems, kurie kasdien atsakinėja į daugybę klientų el. laiškų, neatsižvelgiant į įmonės dydį. Nesvarbu, ar esate didelis verslas, ar galbūt komanda iš vieno žmogaus, el. pašto valdymo sprendimas yra būtinas. Daugybė pranešimų patvirtino, kad naudojant el. pašto aptarnavimo programinę įrangą padidėja produktyvumas, sumažėja streso lygis ir sutaupoma laiko bei pinigų.
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a free 14-day trial today!
Naudojant el. pašto valdymo programinę įrangą galima pagerinti atsakymų laiką, o tai savo ruožtu pagerina klientų patirtį ir klientų pasitenkinimą. Nustačius automatizuotas darbo eigos taisykles, programinė įranga automatiškai paskirstys gaunamus laiškus tarp jūsų darbuotojų. Praėjo dienos, kai užduočių priskyrimas ir el. pašto veiklos stebėjimas reikalavo nuobodaus, pasikartojančio rankų darbo.
El. pašto valdymo programinė įranga neeikvoja laiko ir užtikrina, kad visi aiškiai suprastų savo pareigas. Kaip minėta pirmiau, tai pagerina atsakymo laiką pašalindama painiavą, el. pašto stebėjimą, dykinėjimą laukiant darbo ir rankinį užduočių valdymą. Turėdami el. pašto valdymo programinę įrangą, visi aptarnavimo agentai gali tiesiog prisijungti prie programos ir pradėti atsakinėti į klientų laiškus.
El. Pašto valdymo sistemos grožis yra tas, kad ji gali atlikti daugybę užduočių ir pati jas išspręsti. Pavyzdžiui, ji gali naudotis automatizuotomis darbo eigos taisyklėmis ir išspręsti bilietus, kurie per tam tikrą laiką negavo jokio atsakymo. Ji gali neatsakiusiems į jūsų pranešimus klientams išsiųsti automatinius tolesnio pasiteiravimo el. laiškus. Tai tik lašas visų galimų funkcijų jūroje.
Tokio tipo programinės įrangos naudojimas nuo jūsų pečių nuima papildomų atsakomybių. Tai pašalina pasikartojančias ir nuobodžias užduotis, taigi sumažina streso lygį ir pagerina produktyvumą. Iš esmės tai sukuria tobulą darbo eigą.
Štai dar viena puiki priežastis, dėl kurios nebegalėsite gyventi be el. pašto valdymo programinės įrangos. Ji gali sutaupyti jums begalę pinigų. Kai jūsų agentai negaišta laiko pasikartojančioms užduotims ir jų dėmesys sutelktas tik į klientų klausimų sprendimą, jūs sutaupote neįtikėtinai daug laiko ir savo ruožtu daug pinigų.
Be to, anot „Financesonline“, už kiekvieną 1 USD, kurį investuojate į klientų patirtį naudodamiesi pagalbos tarnybomis ir panašiomis platformomis (pvz., el. pašto valdymo programine įranga), galite gauti 3 USD investicijų grąžą.
Jei norite žengti žingsnį dar toliau, prijunkite el. pašto valdymo programinę įrangą prie kitų komunikacijos kanalų, tokių kaip pokalbis gyvai, telefonas ar socialiniai tinklai, ir dar labiau padidinkite savo produktyvumą. Jums nebereikės nuolat tikrinti skirtingų įrenginių ir paskyrų, kad sužinotumėte ar yra naujų pranešimų. Tai blaško ir yra neproduktyvu.
Gaunant visus pranešimus į vieną vietą (nesvarbu, ar tai būtų el. laiškai, „Instagram“ komentarai, ar tiesioginiai pokalbiai realiuoju laiku) maksimaliai išnaudoti visus su el. pašto valdymo sistema susijusius privalumus yra paprasčiau.
Bendra universali el. pašto dėžutė yra svarbiausia el. pašto valdymo programinės įrangos funkcija. Visai komandai skirta el. pašto dėžutė talpina visus pranešimus iš kelių el. pašto adresų, socialinės žiniasklaidos paskyrų, saitynų pokalbių ir net telefonų.
Jei niekada nedirbote su tokia bendradarbiavimui skirta platforma kaip universali el. pašto dėžutė, jums gali būti sunku įsivaizduoti, tačiau tai yra geriausia ypatybė, kuri milžiniškai pagerins jūsų klientų ir agentų patirtį. Vyšnaitė ant torto viršūnės – visi jūsų agentai turės savo unikalų prisijungimą prie sistemos, kas leis jiems tuo pačiu metu dirbti atskirais klausimais.
Sužinokite daugiau apie bendrą pašto dėžutę.
Dvi kitos žymios el. pašto valdymo programinės įrangos ypatybės yra skyriai ir pareigos. Sukūrę skirtingus skyrius rinkodaros, IT pagalbos ar pardavimo komandoms, gautuosius laiškus galėsite tvarkyti dar lengviau. Bus lengviau filtruoti, o pareigų paskirstymas pagal automatikos taisykles bus vieni juokai.
Pavyzdžiui, galima nustatyti automatizuotą darbo eigos taisyklę, kuri automatiškai nukreips visus el. laiškus su žodžiais „atstatyti“ ir „slaptažodis“, į IT skyrių ar net konkrečiam IT pagalbos atstovui.
Sužinokite daugiau apie skyrius arba pareigas.
Trumpai apžvelgėme el. pašto rinkodaros automatizavimo galią. Yra daugybė dalykų, kuriuos galite padaryti naudodami el. pašto valdymo programinę įrangą – pradedant nuo automatiško žymų pridėjimo prie el. laiškų, laiškų priskyrimo padaliniams ir agentams, iki el. laiškų planavimo, kuris automatiškai išsiunčia iš anksto suformatuotus tolesnius el. laiškus praėjus tam tikram laiko tarpui nuo paskutinio jūsų kontakto.
Sužinokite daugiau apie taisykles.
Naudojant tradicinį el. paštą sunku sekti darbo našumą ir kokybę. Ar atitinkate pramonės standartus, pvz., vidutinį atsakymo klientui laikotarpį? Ar jūsų klientai patenkinti gaunama paslauga?
Įdomu tai, kad pagal „Bain & Company“ apklausą net 80 % vadovų mano, kad jų įmonė teikia puikų klientų aptarnavimą. Tačiau vos 8 % jų klientų su tuo sutinka.
Pasitelkę el. pašto valdymo programinės įrangos analizės ir suvestinių funkcijas ir panaudoję realias duomenų įžvalgas galėsite nustatyti sritis, kuriose reikia patobulėti.
Sužinokite daugiau apie analizę ir ataskaitas.
Kai kuriose saityno el. pašto dėžutėse (pvz., „Gmail“) yra įmontuota pokalbių paslauga. Tačiau dauguma pašto klientų / žiniatinklio pašto dėžučių to nesiūlo, todėl jie dalinai praranda prasmę. Mūsų nuomone, išorinių pokalbių įrankių naudojimas yra neproduktyvus, nes jei kaskart reikia perjunginėti įrankius, galite pamesti mintį ir taip gaišti brangų savo laiką.
El. pašto valdymo programinė įranga, pvz., „LiveAgent“, siūlo įmontuotas vidinio pokalbio ir skambučių parinktis, kurias naudojant susisiekti su kolegomis iškilus problemai yra lengva kaip suskaičiuoti iki trijų.
Be to, tokie įrankiai kaip „LiveAgent“ turi agentų susidūrimo aptikimo funkcijas. Tokios funkcijos užtikrina, kad į nė vieną laišką nebus atsakyta du kartus. Jos įspėja kiekvieną laišką peržiūrintį agentą, kad prie jo jau dirbama, taip užtikrinant, kad nebūtų dvigubo darbo ar atsitiktinio jo ištrynimo.
Sužinokite daugiau apie agentų susidūrimo aptikimą, vidinius pokalbius ir vidinius skambučius.
Dar viena funkcija, kurios trūksta tradicinių el. pašto klientų / saityno pašto arsenale, yra pritaikomi el. laiškų šablonai, kuriuos galima naudoti siunčiant rinkodaros el. laiškus (pvz., naujienlaiškius), klientų aptarnavimo el. laiškus (pvz., slaptažodžio nustatymą iš naujo) arba sandorio el. laiškus, (pvz., užsakymo patvirtinimus). Žinoma, „LiveAgent“ el. pašto tvarkymo platformoje el. laiškų šablonus tinkinti galima.
Sužinokite daugiau apie el. laiškų šablonus.
Dar patogesniam tvarkymui, el. pašto valdymo programinė įranga turi puikias santykių su klientais valdymo (CRM) funkcijas. Be visada prieinamo įmontuoto CRM galite įrašyti pasirinktinę informaciją apie savo klientus, kuri gali padėti suteikti išsamesnį ir labiau suasmenintą klientų aptarnavimą.
Sužinokite daugiau apie CRM.
Bijote netekti el. pašto skirtukų? Nebijokite – el. pašto valdymo programinė įranga taip pat turi šią funkciją. Ji leidžia jums atsakyti į kelis laiškus vienu metu tiesiog perjungiant el. pašto skirtukus. Ši funkcija ypač naudinga kartu su iš anksto paruoštais atsakymais.
Sužinokite daugiau apie kelis bilietų skirtukus.
Kita ypatybė, kurios trūksta tradiciniams el. pašto klientams, tačiau kuri yra itin svarbi el. pašto valdymo programinėje įrangoje, yra žymos. Žymos padeda vos žvilgtelėjus filtruoti, tvarkyti ir peržiūrėti el. laiško turinį.
Sužinokite daugiau apie žymas.
Pažangioje el. pašto valdymo programinėje įrangoje yra funkcijų, kurios veikia kaip užduočių valdytojai ir praneša agentams apie svarbius / kritinius el. laiškus, kuriuos reikia išspręsti. Paprastai užduočių tvarkytuvėje rodomi el. laiškai (bilietai), kurie jau ilgą laiką neatsakyti arba yra susieti su SLAs (susitarimais dėl paslaugų lygio).
Sužinokite daugiau apie mygtuką Išspręsti.
El. pašto valdymo programinės įrangos privatūs užrašai leidžia prisegti papildomą informaciją prie pasirinkto el. laiško, kliento ar sprendimo proceso. Jūsų kolegos spręsdami konkrečią užklausą ar laišką galės bet kuriuo metu peržiūrėti šias pastabas. Jei norite, privačius užrašus taip pat galite naudoti kaip priminimus.
Sužinokite daugiau apie užrašus.
Iš anksto paruošti atsakymai yra dar viena puiki el. pašto valdymo programinės įrangos funkcija. Jie leidžia jums sukurti jau paruoštus atsakymus į dažniausiai klientų užduodamus klausimus. Gavę bendros informacijos atsakymo reikalaujantį el. laišką galite sutaupyti laiko paprasčiausiai spustelėdami atsakymo šoblono mygtuką ir pasirinkdami norimą atsakymą.
Sužinokite daugiau apie atsakymų šablonus.
El. pašto valdymo įrankiai, pvz., „LiveAgent“, siūlo bilietų išskyrimo ir sujungimo funkciją. Tai unikalus ir išsprendimo laiką bei agento efektyvumą pagerinantis sprendimas. Pvz., jei gautas el. laiškas iškelia daug klausimų ir jį turi išspręsti keli skyriai (pvz., pardavimo ir IT), laišką galima padalyti į dvi dalis taip užtikrinant greitesnį problemos sprendimą.
Tuo pačiu, jei klientas jums atsiunčia kelis el. laiškus apie tą pačią problemą, juos galima sujungti į vieną užklausą.
Sužinokite daugiau apie bilietų išskyrimą ir sujungimą.
Dauguma el. pašto valdymo programinių įrangų siūlo trečiųjų šalių integraciją, taip siekdamos užtikrinti nepriekaištingą darbo eigą. Integraciją galima atlikti su mokėjimo procesoriais, santykių su klientais valdymo sistemomis, socialinės žiniasklaidos programėlėmis ir kt.
Šių integracijų įdiegimas suteikia agentams sąlygas vesti duomenis neprisijungiant į kelias sistemas.
Peržiūrėkite visas integracijas.
Ribota vieta duomenims el. pašto paskyroje yra kasdienė kai kurių iš mūsų kova… Bet tai ne tiesa, jei naudojate el. pašto valdymo programinę įrangą! Tokie įrankiai kaip „LiveAgent“ siūlo neribotą el. pašto istoriją. Jums nereikės per prievartą trinti el. laiškų ir jokių apribojimų nebus net dokumentų saugojimui. Pačioje programinėje įrangoje galite laikyti neribotą kiekį vidinių dokumentų, gairių ir geriausios praktikos.
Sužinokite daugiau apie vidinį žinių valdymą.
Try LiveAgent
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Įsitikinę, kad el. pašto valdymo programinė įranga yra tinkamas sprendimas jums ir jūsų verslui? Puiku, skaitykite toliau ir sužinokite, kaip pasirinkti tinkamą el. pašto valdymo įrankį.
Pirmasis žingsnis ieškant tinkamos el. pašto stebėjimo programinės įrangos yra surašyti savo reikalavimus ir nuspręsti savo biudžetą, nes kiekvienas el. pašto paslaugų teikėjas siūlo skirtingas funkcijas. Ar norite įrankio, kuris naudojamas tik el. laiškams tvarkyti? O galbūt įrankio, kuris taip pat padės vienoje vietoje tvarkyti ir kitų kanalų žinutes? Kokių papildomų funkcijų jums reikia? Ar keisis el. pašto paslaugų kiekiai?
Susikūrus reikalavimų sąrašą, laikas atlikti tyrimą. Rekomenduojame pasidomėti kiekvienu paslaugų teikėju:
Patikrinus kiekvieną programinę įrangą ir išsirinkus norimas išbandyti, laikas pasinaudoti jų nemokamomis bandomosiomis versijomis.
LiveAgent apjungia puikius internetinius pokalbius, bilietavimą ir automatizavimą, kuri mums suteikia galimybę teikti išskirtinę pagalbą savo klientams.
Išsirinkus patraukliausius, laikas susikurti nemokamą bandomąją versiją. Rekomenduojame išbandyti visas pagrindines funkcijas ir kuo geriau su jomis susipažinti. Pabandykite:
Išbandymo metu užsirašykite, kas jums patinka ir kas ne. Ilgai netruks kol pamatysite kuri el. pašto platforma labiausiai atitinka jūsų poreikius. Jei nemokamas bandomasis laikotarpis baigsis per greitai ir norėsite daugiau laiko visų funkcijų išbandymui, nedvejodami kreipkitės į klientų aptarnavimą.
Dauguma el. pašto valdymo programinės įrangos tiekėjų mielai pratęs jūsų bandomąją versiją keliomis savaitėmis.
Mes siūlome migracijos paslaugas daugeliui populiariausių pagalbos tarnybos sprendimų.
Jei negalite apsispręsti tarp dviejų el. Pašto valdymo programinės įrangos, užsisakykite demonstraciją ir pasikalbėkite su pardavimų komanda. Pateikite norimų pasiekti dalykų sąrašą, užduokite klausimus ir užrašykite informaciją apie gaunamą paslaugą.
Paprastai jūsų pardavimų vadybininko elgesys gali būti geras rodiklis rodantis, kaip su jumis elgsis paslaugų tiekėjo klientų aptarnavimo komanda. Jei jaučiate, kad jie išmano produktą ir yra pasirengę padėti bet kuriuo metu, galite būti tikri, kad priimate gerą sprendimą.
Tačiau, jei manote, kad jie negali atsakyti į jums svarbius klausimus ir nuoširdžiai nesidomi jūsų sėkme, turėtumėte pasirinkti kitą el. pašto valdymo programinę įrangą.
Į tai sunku atsakyti. Dauguma el. pašto valdymo programinių įrangų yra prenumeruojamos, todėl galite tikėtis mokėti kas mėnesį. Tačiau kiekviena el. pašto valdymo programinė įranga skiriasi savo siūlomomis funkcijomis, integracijomis ir agentų vietomis.
Žvelgdami į patikimas programinės įrangos apžvalgų svetaines galime pasakyti, kad įprasta kaina svyruoja nuo 15 iki 39 USD vienam agentui per mėnesį.
Jei tiek mokėti jums yra per daug, siūlome pasvarstyti apie nemokamą el. pašto valdymo įrankį.
Nors nemokami el. pašto tvarkymo įrankiai yra paplitę, jų funkcijos yra ribotos.
Ta proga kukliai norėtume paminėti, kad „LiveAgent“ siūlo gana gerą nemokamą el. pašto valdymo planą, kuris turi didelį nemokamų funkcijų arsenalą. Pavyzdžiui, nemokamas „LiveAgent“ siūlo:
Pagalbos tarnybos programinė įranga
Šiame tekste aptariama programinė įranga ir paslaugos, skirtos klientų aptarnavimui. „LiveAgent“ yra stabili, funkcionali ir gerai apgalvota alternatyva „ZenDesk“, su puikiu klientų aptarnavimu 24/7. Paslauga suteikia daugiau nei 180 pagalbos tarnybos funkcijų ir virš 40 integracijų, o galimi mokymai ir naujienlaiškių prenumeravimas. Didelę vertę vartotojams teikia el. laiškų tvarkymas ir pažangi integracija su socialiniais tinklais bei automatizavimas. Kainų santykis yra priimtinas ir paslauga yra lengvai valdoma.
El. laiškų, kuriuos būtina perskaityti, šablonai
El. laiškas kviečia planuoti skambučius su klientais, siekiant aukštos aptarnavimo kokybės. Taip pat siūlomi šablonai ir patarimai dėl el. laiškų rašymo.
LiveAgent siūlo daugiakalbę aptarnavimo įrangą, įskaitant klientų aptarnavimą, VoIP telefonus ir kitas programines įrangas, kurios gali būti integruotos su kitomis sistemomis. Teikiami pritaikyti sprendimai ir nuolaidos naujienlaiškių. LiveAgent taip pat gali būti naudojamas klientams kalbant savo gimtąja kalba. Bendradarbiaukite su LiveAgent ir gaukite nuolaidas naujienlaiškiams.
Kaip parašyti atsiprašymo laišką
El. laiškai yra efektyvus būdas komunikuoti su klientais ir skatinti pirkimo sprendimus. Verslo el. laiškų šablonai gali pagerinti klientų aptarnavimą ir padėti išlaikyti ryšį su jais. Išbandykite nemokamai!
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Mūsų svetainėje naudojami slapukai. Tęsdami, suteikiate mums leidimą patalpinti slapukus, kaip aprašyta mūsų privatumo ir slapukų politika.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team