Sužinokite, kaip veikia el. pašto gijos, jų privalumai ir geriausia praktika jas efektyviai valdyti ‘Gmail’, Outlook ir ‘Apple Mail’.
Eroje, kurioje dominuoja skaitmeninė komunikacija, jūsų virtualios pašto dėžutės valdymas tapo neabejotinu įgūdžiu. Patraukliam, nors dažnai painiame el. pašto pasaulyje, atsiranda nauji el. laiškų gijų organizavimo ir valdymo būdai, kurie perrašo el. pašto produktyvumą.
Atidžiai apžvelgdami el. pašto gijas, šis vadovas jų sudėtingumą aptaria paprasta ir suprantama forma. Pasiruoškite išnagrinėti el. laiškų organizavimo į gijas privalumus ir trūkumus, išmokti šias gijas efektyviai valdyti ir atrasti geriausiąją praktiką sėkmingai navigacijai sudėtingame el. pašto pokalbių pasaulyje. Taigi, pasiruoškite ir pasiruoškite revoliucionizuoti savo el. pašto normas.
El. pašto gija yra susijusių el. laiškų serija, kuri sugrupuota, dažniausiai pagal pokalbio temą arba temą. El. pašto gijos leidžia jums sekti pokalbį per susijusių atsakymų seriją. Jos palengvina pokalbio progreso sekimą, ypač ilgose el. laiškų grandinėse, kuriose dalyvauja daug dalyvių.
Paimkime pavyzdį:
Įsivaizduokite, kad siunčiate pradinį el. laišką penkiems kolegoms su tema ‘Projekto X termino peržiūra’. Vienas iš jų atsako į jūsų el. laišką, ir jų atsakymas rodomas tiesiai po jūsų originaliu el. laišku, sudarydamas el. pašto giją. Kiti taip pat gali atsakyti arba atsakyti į atsakymus, visi papildydami tą pačią el. pašto giją. Taigi, jei kas nors norėtų pamatyti visą diskusijos progresą, jie gali atidaryti giją ir pamatyti visus atsakymus, nuo pradžios iki paskutinio.
Kaip jau minėjome, el. pašto gija yra susijusių el. laiškų grupė, kurią sudaro originalus el. laiškas ir visi su juo susiję vėlesni atsakymai ir persiuntimas.
El. pašto gijos yra išdėstytos hierarchine struktūra arba ‘medžio išdėstyme’, kur kiekvienas atsakymas į originalų el. laišką arba vėlesnis ryšys yra šiek tiek įtrauktas po arba susietas su tiesiogine pirmine el. laišku. Tokiu būdu galima lengvai sekti pokalbio tarpusavio ryšį ir eigą.
Pavyzdžiui, verslo diskusijoje, kurioje aptariamos kelios temos ir subtemos, el. pašto gija padeda išlaikyti aiškų įrašą apie tai, kas ką ir kada pasakė.
Kita vertus, el. pašto grandinė yra tiesiog tęstinė el. laiškų serija, kuri perduodama iš vieno gavėjo kitam. Tai gali būti atsakymų serija, tačiau jos nebūtinai susijusios su ta pačia tema ar pokalbiu. El. pašto grandinės paprastai atsiranda, kai žmonės ‘Atsakyti visiems’ arba persiuntimas originalų el. laišką naujiems gavėjams, dažnai pridėdami savo komentarus ar prašymus, kurie gali būti arba nebus tiesiogiai susiję su originalaus el. laiško turiniu.
Pavyzdžiui, pokalbis, kuris prasideda verslo susitikimu, bet evoliucionuoja į diskusijas apie atskirus projektus ar nesusijusias temas, gali sudaryti el. pašto grandinę.
Pažvelkime į kai kuriuos privalumus, kuriuos gijų naudojimas gali atnešti jūsų el. pašto komunikacijai.
Pagerintas efektyvumas: El. laiškų organizavimas į gijas padeda rasti konkretų žinutę efektyviau, nes sugrupuoja visus susijusius el. laiškus. Tai sutaupo laiko, praleisto peržvelgiant nesusijusius el. laiškus, ieškant konkretaus.
Konteksto išlaikymas: El. pašto gijos išlaiko pokalbio kontekstą, nes susieja visus susijusius el. laiškus nuosekliai. Tai palengvina pokalbio ar diskusijos sekimą.
Švari pašto dėžutė: El. laiškų laikymas gijose padeda išlaikyti švarias ir organizuotas pašto dėžutes. Vietoj to, kad turėtumėte kelis atskirus el. laiškus, susijusius su panašia tema, turite vieną giją, kurioje yra visi susiję el. laiškai.
Lengva nuoroda: Pokalbio gijos palengvina grįžimą prie ankstesnės komunikacijos apie panašią temą. Tai padeda informacijos paieškoje, jei reikia cituoti arba grįžti prie ankstesnio el. laiško.
Pagerintas bendradarbiavimas: El. pašto gijos palengvina bendradarbiavimą su kitais, nes visi vėlesni atsakymai sugrupuoti. Tai leidžia komandos nariams sekti pokalbį, atsakyti į konkrečias žinutes ir sekti projekto progresą.
Kaip ir bet kuri praktika, el. pašto gijų grupės turi tam tikrų potencialių pavojų. Pažvelkime į kai kuriuos el. pašto gijų naudojimo trūkumus:
Nesusijusios gijos įtraukimas: El. pašto gijos dažnai apima įvairias šalutines temas, kurios gali būti nesvarbios visiems dalyviams. Tai gali sukelti svarbios informacijos nepastebėjimą dėl didelio el. pašto gijos srauto.
Per ilgos el. pašto gijos: Kai temos išsišakoja į subtemas, el. pašto gijos gali tapti nepaprastai ilgos, todėl sunku sekti pokalbį arba rasti konkrečias detales. Tai gali sukelti painiavą ir nesusipratimą tarp dalyvių, dėl to sugaištas laikas rūšiuojant nesusijusią informaciją.
Padidėjęs konfidencialios/svarbios informacijos nuotėkio rizika: El. pašto gijų grupėse vartotojas gali netyčia atsakyti visiems, o ne tik numatytiems gavėjams, dėl to jautri informacija pasklinda nenumatytiems gavėjams.
Priklausomybė nuo konteksto: El. pašto gijos labai priklauso nuo to, kad kiekvienas dalyvis žinotų visą pokalbį – senesnius el. laiškus ir pridėtus failus eilutėje. Jei praleistumėte arba praleistumėte vieną el. laišką, galite prarasti kontekstą ir palikti narius supainiojus.
El. pašto gijų valdymas apima įvairias taktikas, skirtas išlaikyti susirašinėjimą organizuotą ir išvengti pašto dėžutės netvarkos. Tai gali apimti metodus, tokius kaip efektyvus temų eilučių naudojimas, baigtos komunikacijos archyvavimas, atsakymas visoms atitinkamoms šalims ir žymių bei žymų naudojimas lengvesniam svarbių žinučių suradimui.
Šie būdai taikomi praktiškai kiekvienai el. pašto platformai, tačiau taikymas gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo konkretaus el. pašto įrankio, kurį naudojate. Norėdami iliustruoti specifiką, mes pagilinsimės į valdymo funkcijas, kurias siūlo trys populiarios platformos: Gmail, Apple Mail ir Microsoft Outlook.
Kai atsakote į el. laišką ‘Gmail, atsakymai bus sugrupuoti gijoje, o naujausias el. laiškas atsiras apačioje. Jei temų eilutė pasikeis arba el. laiškų skaičius pokalbyje viršys 100, prasidės nauja gija.
Pokalbiai gali būti pritaikyti jūsų paskyrai arba atskiroms IMAP/POP paskyrom.
Vadovas pokalbio nustatymų keitimui jūsų Google paskyroje:
Pokalbio peržiūros įjungimo/išjungimo procesas jūsų IMAP/POP paskyrom yra praktiškai toks pat.
‘Mail’ numatytuoju atveju el. laiškai, kurie yra tos pačios gijos arba pokalbio dalis, sugrupuojami. Bendras žinučių skaičius pokalbyje rodomas virš paskutinės žinutės toje gijoje.
Kiekviename pokalbyje naujausias pranešimas atsiranda viršuje. Jei naujas pranešimas pasirodo kaip pokalbio dalis, tas pranešimas iš karto pereina į jūsų žinučių sąrašo viršų.
Pokalbiai, kuriuose yra neskaitytų žinučių, rodomi su paryškintu temų eilute, o neskaitytų žinučių skaičius rodomas šalia.
Negalime kalbėti apie el. pašto gijas neerwähnt vieno iš naudingiausių rinkoje esančių įrankių. LiveAgent išsiskiria el. pašto gijų valdyme dėl visapusiško organizavimo ir komunikacijos technologijos, kurią jis integravęs į savo sistemą.
LiveAgent universali pašto dėžutė organizuoja visus ateinančius el. laiškus ir kitą kliento komunikaciją bilietų forma. Tai palengvina atsakymą, sekimą ir gijų valdymą iš vienos centrinės vietos. Jums nereikia perjungti tarp skirtingų programų ar skirtukų, norėdami atsakyti klientams, o tai palengvina sklandų darbo eigą ir padidintą produktyvumą.
LiveAgent siūlo hibridines gijas. Tai leidžia sklandžiai perjungti iš vieno kanalo į kitą tame pačiame pokalbyje. Pavyzdžiui, pokalbis, pradėtas pokalbiu, gali būti tęsiamas el. paštu, užtikrinant, kad jokia informacija neprarastų kanalo perėjimo metu.
Padalinto bilieto funkcija leidžia pokalbį padalinti į du atskirus bilietus. Tokiu būdu galite išvengti per daug supainiojusių el. pašto gijų. Pavyzdžiui, jei klientas tame pačiame el. pašto gijoje užduoda du nesusijusius klausimus, agentas gali padalinti el. laišką į du bilietus, leidžiant skirtingoms departamentams arba agentams atskirai spręsti kiekvieną klausimą. Tai padeda išaiškinti painiavą ir užtikrinti efektyvesnį kiekvieno kliento pateikto klausimo sprendimą.
LiveAgent taip pat siūlo automatizavimo taisyklių funkciją, kuri padaro darbo eigą efektyvesnę. Naudodami šią funkciją, galite nustatyti taisykles kliento palaikymo bilietams kategorizuoti, prioritizuoti arba priskirti el. pašto gijų forma, remiantis konkrečiais raktažodžiais, siuntėjais arba kitomis apibrėžtomis sąlygomis.
Kaip matote, bendradarbiavimo aplinkose el. pašto gijos vaidina svarbų vaidmenį. Šios gijos yra svarbios, nes jos seka tęsiamus diskusijas, leidžia komandos nariams žinoti, kas buvo pasakyta ar padaryta, ir suteikia vieningą pokalbio vietą. Jos taip pat palengvina problemų, idėjų ar užduočių sekimą, užtikrinant, kad niekas nepraslystų pro pirštus. Jos padeda išlaikyti komunikaciją organizuotą, užtikrinant, kad jokia žinutė nelieka neatsakyta, skatinant geresnį komandos bendradarbiavimą ir galiausiai pagerinant kliento aptarnavimą.
Norėdami palengvinti darbą, LiveAgent siūlo įvairias prieinamas kainų parinktis, įskaitant nemokamą visapusiško kliento aptarnavimo sprendimo versiją. Tačiau jei norite pasiekti visas LiveAgent išplėstines funkcijas, galite užsiregistruoti 30 dienų nemokamam bandymui, kad patys viską išbandytumėte.
Navigacija interneto komunikacijoje kartais gali būti sudėtinga, ypač kai įklimpate į ilgą el. pašto giją ir prarandate jos pradinę paskirtį.
Čia yra 8 geriausia praktika, skirta išvengti tokių situacijų ir išlaikyti jūsų el. pašto gijas efektyvias ir organizuotas:
Temų išlaikymas gijose esančiuose el. laiškuose yra labai svarbu, norint išvengti painiavos. Tai padeda išlaikyti diskusiją kelyje ir lengvai sekti visiems dalyviams.
Pavyzdžiui, jei temų eilutė yra ‘Projekto pasiūlymo grįžtamasis ryšys’, įsitikinkite, kad visi el. laiškai gijoje laikosi tos konkrečios temos.
El. pašto etiketas apima profesionalaus tono išlaikymą, tinkamos gramatikos ir skyrybos naudojimą bei greitą atsakymą.
Pavyzdžiui, jei atsakote į giją, patvirtinkite savo atitikmenio pateiktus taškus, atsakykite į jų klausimus ir pateikite aiškius atsakymus. LiveAgent el. pašto šablonai gali užtikrinti, kad visada laikytumėtės profesionalaus etiketo ribų.
Verslo aplinkoje svarbu pokalbį gijoje išlaikyti profesionalų, aiškų ir trumpą. Vengite nereikalingo žargono, naudokite punktyrus arba numeruotus sąrašus aiškumui ir nuolat siekite trumpumo.
Norėdami efektyviai navigacijai gijose, įtraukite tik asmenis, kurie yra susiję su el. pašto gijos tema. Jei aptariatės projekto biudžeto detales, pavyzdžiui, nereikia į giją įtraukti savo grafinio dizainerio.
Temų filtrai yra patogūs el. pašto gijų valdymui ir organizavimui. Jie leidžia kategorizuoti el. laiškus pagal temas, kad būtų lengva juos sugrąžinti. Pavyzdžiui, galite sukurti filtrus, tokius kaip ‘Kliento užklausos’, ‘Projekto atnaujinimai’ ir pan. LiveAgent turi patikimą el. pašto filtravimo sistemą, kad jūsų pašto dėžutė būtų organizuota.
El. pašto valdymo programinė įranga, tokia kaip LiveAgent, gali pagerinti jūsų gebėjimą efektyviai navigacijai el. pašto gijose. Pavyzdžiui, kai susiduriate su kliento palaikymo el. laiškais, LiveAgent integruota bilietų sistema leidžia valdyti, sekti ir atsakyti į kiekvieną kliento užklausą efektyviai vienoje sąsajoje.
Visada įtraukite ankstesnę susirašinėjimą į savo atsakymus, siekiant išlaikyti kontekstą, ypač didelėse gijose. Pavyzdžiui, citavimas arba konkrečių taškų, kuriems atsakote, paminėjimas padarys jūsų atsakymus aiškius visiems gavėjams.
Supratimas, kada sujungti arba padalinti gijas, gali žymiai pagerinti skaitomumą ir navigaciją. Gijos, kurios susijusios su tais pačiais regionais arba projektais, gali būti sujungtos. Priešingai, plačios gijos gali būti padalintos į mažesnes konkrečioms temoms.
LiveAgent išplėstinės funkcijos leidžia lengvai sujungti arba padalinti gijas pagal poreikį.
Dabar atėjo laikas teoriją paversti praktika. Čia yra patarimai ir metodai el. pašto gijoms.
Kai reikia į tęsiamą el. pašto diskusiją įtraukti ką nors naujo, dauguma el. pašto platformų tai leidžia tiesiog pridėjus jų el. pašto adresą cc arba to lauke jūsų atsakyme. Tada šis asmuo gaus visus ankstesnius el. laiškus gijoje ir būsimus atsakymus.
Pavyzdžiui, Gmail galite pridėti naują dalyvį spustelėdami ‘Atsakyti, ‘Atsakyti visiems’ arba Persiųsti parinktį el. pašto gijoje, tada įvesdami asmens el. pašto adresą reikalingame lauke.
Visada turėtumėte būti atsargūs dėl atitinkamų privatumo problemų, pridėdami ką nors prie gijos.
Tai labai priklauso nuo el. pašto kliento, kurį naudojate. Pavyzdžiui, Gmail galite spustelėti Atsakyti arba ‘Atsakyti visiems’, pašalinti norimą pašalinti asmens el. pašto adresą, tada siųsti žinutę.
LiveAgent, sukūrus naują atsakymą, galite tiesiog atlaisvinti agentą iš bilieto, iš naujo priskiriant bilietą kitiems agentams ar departamentams arba nustatant bilietą į nepriskirto statuso.
Paimkime Gmail kaip pavyzdį.
LiveAgent procesas yra dar paprastesnis. Tiesiog spustelėkite Padalinti mygtuką, kad sugeneruotumėte originalaus bilieto kopiją su nauju nuorodos numeriu.
Perskaitykite visą giją: Perskaitę visą giją, gausite pokalbio kontekstą ir turinį. Tai ne tik suteikia jums diskusijos supratimą, bet taip pat padeda jums nustatyti pagrindinius taškus, kurie jums reikalingi santraukoje.
Rašykite trumpas ir glaustus santraukas: Sudarydami ilgos gijos santrauką, atminkite, kad trumpumas yra raktas. Išrinkite svarbiausius taškus iš el. pašto pokalbio ir vengite nereikalingų detalių.
Grįžkite prie originalaus el. laiško: Gijos santrauka dažnai reiškia grįžimą prie originalaus el. laiško arba pagrindinės pokalbio dalies. Įsitikinkite, kad tai pabrėžiate santraukoje.
El. pašto tiekėjai, tokie kaip Gmail, Outlook ir LiveAgent, siūlo pokalbio peržiūrą. Pavyzdžiui, Gmail gijos automatiškai sumuojamos su naujausiais pranešimais viršuje. Galite spustelėti Išplėsti viską, norėdami peržiūrėti visą pokalbį, tada atitinkamai parengti santrauką.
Navigacija el. pašto gijų pasaulyje nėra lengva užduotis, tačiau organizuotos pašto dėžutės galios negalima nepaisyti. Yra daug privalumų el. laiškams į gijas organizuoti, įskaitant komunikacijos koherencijos išlaikymą, laiko sutaupymą, bendradarbiavimo pagalbą, pašto dėžutės netvarkos išlaikymą ir efektyvią nuorodą.
Tačiau iššūkius, įskaitant nesusijusios gijos įtraukimą ir svarbių duomenų nuotėkio riziką, negalima ignoruoti. Išmokus maksimaliai išnaudoti savo el. pašto įrankį, nesvarbu, ar tai būtų Gmail, Apple Mail, Microsoft Outlook, ar perėjimas prie patikimesnės sistemos, tokios kaip LiveAgent, gali žymiai pagerinti jūsų el. pašto gijų valdymo įgūdžius.
Naudodami tokias funkcijas kaip universali pašto dėžutė, hibridiniai bilietai, galimybė padalinti bilietus ir automatizavimo taisykles, LiveAgent yra pozicionavęs save kaip lyderis šioje srityje. Kai kalbama apie gijas, LiveAgent gali valdyti net sudėtingiausias gijas, užtikrinant, kad jokia žinutė neprarastų arba nepastebėta.
Norėdami šias funkcijas pamatyti iš pirmo žvilgsnio, būtinai pasinaudokite LiveAgent 30 dienų nemokamu bandymu. Turėdami tinkamą supratimą ir tinkamus įrankius, galite savo el. pašto gijas paversti iš painiavos šaltinio į galingą komunikacijos įrankį.
Paverskite savo el. pašto baismes produktyvumo svajonėmis naudodami LiveAgent bilietų sistemą.
Pasidalinkite šiuo straipsniu
Daniel prižiūri rinkodarą ir komunikaciją LiveAgent kaip vidinio produkto rato narys ir bendrovės aukščiausios vadovybės narys. Anksčiau jis užėmė įvairias vadovybines pareigas rinkodaroje ir kliento komunikacijoje. Jis yra pripažintas kaip vienas iš ekspertų dirbtinio intelekto ir jo integravimo į kliento aptarnavimo aplinką srityje.
Pradėkite naują el. pašto giją, kai pristatote atskirą temą, kai originali gija tampa per ilga ir paini, arba kai suprantate, kad pokalbis žymiai pasikeitė nuo pradinės temos.
Taip, jūs tikrai galite integruoti el. pašto gijas su projektų valdymo įrankiais, kad supaprastintumėte savo užduotis ir komunikaciją. Daug projektų valdymo įrankių dabar siūlo el. pašto integracijos funkcionalumą. Pavyzdžiui, LiveAgent su 220+ integracijom leidžia lengvai sujungti jūsų el. pašto gijas, taip pat visą jūsų el. pašto adresą su įvairiais projektų valdymo įrankiais.
Teisingas terminas yra 'el. pašto gija'. El. pašto gija reiškia susijusių el. laiškų grandinę, kuri sugrupuota el. pašto kliente. Tačiau terminas 'el. pašto pėdsakas' kartais neoficialiai vartojamas su panašia reikšme.
Atraskite geriausią el pašto valdymo programinę įrangą komunikacijos supaprastinimui ir produktyvumui padidinti. Sužinokite apie pagrindinius funkcijas, kainoda...
Sužinokite, kaip naudoti grįžtamojo ryšio prašymo el. paštą, kad įtrauktumėte klientus ir pagerintumėte rinkodaros pastangas. Atraskite šablonus grįžtamajam ryš...
Padidinkite klientų pasitenkinimą ir efektyvumą su paslaugų valdymo programine įranga. Optimizuokite savo paslaugas šiandien su visapusišku LiveAgent sprendimu!...
Prisijunkite prie mūsų laimingų klientų bendruomenės ir suteikite puikų klientų aptarnavimą su LiveAgent.
