Klientų aptarnavimo šablonai
Pagerinkite savo klientų aptarnavimo el. laiškus su LiveAgent paruoštais šablonais. Sutaupykite laiko, sumažinkite klaidų ir užtikrinkite nuoseklią komunikaciją...
5 min skaitymas
LiveAgent
Customer Service
+2
Kliento aptarnavimas yra kritinė bet kurio sėkmingo verslo dalis, nepaisant industrijos, kurioje jis veikia. Tačiau puikus kliento aptarnavimas ir pagalba nėra tik apie atsakymą į kliento klausimus ar jų problemų sprendimą ir tolimą judėjimą. Turite užtikrinti, kad klientas liktų patenkintus ir laimingas dėl sprendimo, todėl nuolatiniai pasikeitimai yra pagrindiniai. Tačiau daugeliui įmonių kliento aptarnavimas baigiasi, kai kliento prašymas buvo apdorotas. Nors pasikeitimas yra gana paprastas uždavinys, jis dažnai nepaisomas.
Iš tiesų, pagal naujausią SuperOffice kliento aptarnavimo lygio ataskaitą:
- 62% įmonių neatsakyti į kliento aptarnavimo el. laiškus.
- 90% įmonių nepripažįsta ir neinformuoja kliento, kad el. laiškas buvo gautos.
- 97% įmonių nesiųsti pasikeitimo el. laiško klientams, kad pamatytų, ar jie patenkinti atsakymu.
Kas yra kliento aptarnavimo el. paštas?
Kliento aptarnavimo paštas yra vienas iš komunikacijos kanalų tipų. Komunikacija per kliento aptarnavimo paštą nevyksta realiuoju laiku. Nereikia, kad abi pusės būtų present pradėti komunikaciją. Pranešimai pasiekia gavėją beveik akimirksniu. Oficialių pranešimų atveju, naudojant profesionalius el. pašto šablonus, užtikrinama, kad jūsų pranešimas yra aiškus, profesionalus ir pasiekia tinkamą auditoriją.
Kliento aptarnavimo pasikeitimo el. pašto šablonų galia
Kliento pasikeitimo el. laiškai gali turėti didelį poveikį kliento patirčiai. Tai yra kažkas, ką mažos verslo dažnai supranta ir naudoja savo naudai, tačiau didesnės organizacijos linkusios pamiršti. Dauguma klientų nori nedelsiant atsakyti, daugelis apibrėžia nedelsiant el. pašto atsakymo laiką kaip mažiau nei dešimt minučių. Naudojant tinkamą kliento aptarnavimo el. pašto valdymo programinę įrangą, pasikeitimo el. laiškų kūrimas ir siuntimas iš karto po kliento aptarnavimo sąveikos tampa sklandus ir efektyvus.
Šie el. laiškai gali:
- Sudominti klientus, parodydami, kad jums rūpi ir esate dedikuoti užtikrinti jų nuolatinį pasitenkinimą.
- Pagerinti bendrą kliento aptarnavimo patirtį.
- Iš naujo įsitraukti klientus ir paskatinti tolesnę komunikaciją, siūlydami proaktyvią pagalbą.
- Reklamuoti savo savitarnavos parinktis ir nukreipti klientus į naudingus išteklius.
- Parodyti vertingus kliento įžvalgos iš jų grįžtamojo ryšio.
10 kliento aptarnavimo pasikeitimo el. pašto šablonų
Nesvarbu, ar tai yra kliento informavimas apie jų prašymų būseną, grįžtamojo ryšio paprašymas, ar proaktyvios kliento priežiūros siūlymas po sprendimo, pasikeitimai neturėtų būti skaitomi lengvai jūsų kliento aptarnavimo komandos. Čia yra 10 kliento aptarnavimo pasikeitimo el. pašto šablonų, kurie apima įvairias kliento pasikeitimo proceso dalis – naudokite juos kaip padrą, kai kuriate savo kliento pasikeitimo pranešimus.
Atnaujinimas apie problemą pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Norėjau jums atnaujinti jūsų problemos būseną prieš savaitgalį. Jis vis dar yra vykdomas ir mūsų techninio palaikymo komanda juo dirba. Mes prioritetizuojame jūsų prašymą, ir aš užtikrinsiu, kad ši problema būtų išspręsta per savaitgalį. Jūs būsite iš karto pranešti, kai tai bus atlikta.
Taip pat galite sekti savo prašymo būseną bet kuriuo metu, prisijungę prie savo [Prekės ženklo] paskyros ir spustelėję skirtuką Prašymai.
Ačiū už jūsų kantrybę! Smagaus savaitgalio,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Proaktyvus pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Tikiuosi, kad laikaisi gerai. Norėjau tik pasitikrinti su tavimi dėl problemos, kurią turėjai prieš kelias dienas su [problemos detales]. Ar tai buvo išspręsta? Ar jums reikia papildomos pagalbos? Prašau man pranešti – norėčiau jums padėti bet kuriuo atveju.
Smagios dienos,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Pasikeitimo el. paštas po teigiamos aptarnavimo patirties
Sveikas [Vardas],
Jūs labai laukiami. Aš esu laimingas, kad iš šimtų klientų, kuriems mes siunčiame el. laiškus kiekvieną dieną, kažkas vertina pastangas, kurias dedame, stengdamiesi suteikti aukščiausios kokybės kliento aptarnavimą. Klientai, tokie kaip jūs, yra priežastis, kodėl mes stengiamės daryti geriausią savo darbą.
Nedvejodami susisiekite su mumis, jei turite klausimų, problemų ar rūpesčių – mes esame tik el. laiško atstumu ir visada norėsime jums padėti.
Pagarbiai,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Pasikeitimo el. paštas po neigiamos aptarnavimo patirties
Sveikas [Vardas],
Dar kartą atsiprašau dėl ne tokios geros patirties, kurią turėjai prieš kelias dienas su mūsų kliento aptarnavimo komanda. Norėjau tik susisiekti ir jums pranešti, kad nusprendėme visą mūsų kliento aptarnavimo komandą perduoti papildomam mokymuisi, kad panašios situacijos neatsikartotų.
Tuo tarpu, jei turite klausimų, rūpesčių, grįžtamojo ryšio, arba jei yra dar ką nors, ką galime padaryti, kad padėtume, prašau man pranešti.
Ačiū,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Savitarnos pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Aš esu laimingas, kad mums pavyko išspręsti [problemą]. Beje, daugiau apie [jūsų paskyros valdymą / mokėjimo parinktis / nustatymus ir kt.] galite perskaityti mūsų pagalbos centre. Yra vienas straipsnis, kuris išsamiai apima jūsų problemą [įterpti nuorodą].
Jei turite kokių nors kitų klausimų, arba jei yra ką nors, ką galime padaryti, kad jūsų patirtis su mumis būtų malonesnė, prašau mums pranešti.
Ačiū,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Pasikeitimo el. paštas po jokio atsakymo
Sveikas [Vardas],
Aš tikrinu jūsų bylą su mumis dėl [bylos tema] paskutinį kartą. Jau praėjo [dienų skaičius] dienų nuo to, kai iš jūsų girdėjome, todėl norėjau susisiekti ir jums pranešti, kad šią bilietą uždarysime.
Nedvejodami iš naujo atverkite šį bilietą arba atidarykite naują, jei jums reikia papildomos pagalbos – norėsime jums padėti.
Ačiū dar kartą, kad dirbote su mumis!
[JŪSŲ PARAŠAS]
Pagalbos bilieto uždarymo pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Ačiū, kad susisiekėte su mumis dėl [problemos detales]. Mūsų įrašai rodo, kad jūsų problema buvo išspręsta, todėl jūsų bilietas bus automatiškai uždarytas per 3 dienas. Jei jums vis dar reikia mūsų pagalbos arba turite daugiau klausimų, tiesiog paspauskite Atsakyti ir mes greitai jums atsakysime.
Pagarbiai,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Grįžtamojo ryšio paprašymo pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Mes susisiekiame su jumis dėl jūsų neseniai turėtos problemos su [problemos detales], kuri buvo išspręsta [data]. Kad galėtume jums geriau tarnauti, norėtume sužinoti apie jūsų patirtį su mūsų pagalbos komanda.
Nuo 1 iki 5, kaip lengva buvo išspręsti jūsų problemą?
1 = Itin sunku 2 = Labai sunku 3 = Nei viena, nei kita 4 = Labai lengva 5 = Itin lengva
Mes vertiname jūsų grįžtamąjį ryšį. Ir kaip visada, jei ateityje galime jums ką nors padaryti – nedvejodami susisiekite su mumis.
Ačiū,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Apklausos kvietimo pasikeitimo el. paštas
Sveikas [Vardas],
Neseniai susisiekėte su mumis dėl [problemos detales], kuri buvo išspręsta [data]. Norėtume sužinoti apie jūsų patirtį su mūsų kliento aptarnavimu. Ar galite skirti minutę, kad atsakytumėte į šią greitą apklausą? Jums reikės mažiau nei 60 sekundžių, kad atsakytumėte!
Labai ačiū, jūsų grįžtamasis ryšys padės mums jums geriau padėti ateityje.
[Nuoroda į apklausą]
Ačiū dar kartą,
[JŪSŲ PARAŠAS]
Pasikeitimo el. paštas po visos įmonės problemos
Sveikas [Vardas],
Kaip jūs jau žinote, šią savaitę kai kurie mūsų klientai susidūrė su problema su [produktu / paslauga / funkcija ir kt.] Mūsų inžinerijos komanda sugebėjo ją išspręsti maždaug 2 valandas po pradinio pranešimo. Norėtume dar kartą atsiprašyti dėl bet kokių nepatogumų, kuriuos tai gali sukelti.
Norėdami užtikrinti, kad tai neatsikartotų, dirbame su keliais patobulinimais mūsų [produktui / paslaugai / funkcijai / operacijoms ir kt.]. Šiame tinklaraščio įraše paskelbėme išsamų paaiškinimą, kas nutiko, ką padarėme, kad atsigautume, ir ką darysime, kad tai neatsikartotų ateityje: [nuoroda į tinklaraščio įrašą].
Ačiū už jūsų kantrybę ir supratimą. Ir kaip visada, jei turite klausimų arba susidūrite su problemomis, prašau mums pranešti, mes čia, kad padėtume.
Nuoširdžiai,
[JŪSŲ PARAŠAS]
