Krizės komunikacijos plano kontrolinis sąrašas
Sukurkite veiksmingą krizės komunikacijos planą naudodami LiveAgent kontrolinį sąrašą. Nustatykite suinteresuotąsias šalis, parengkite žinutes, mokykite komanda...
11 min skaitymas
Komunikacijos planai aprašo, kaip verslas, organizacija ar asmuo sąveikauja su savo vidinėmis ir išorinėmis suinteresuotosiomis šalimis, kad jas informuotų apie naujausius pokyčius.
Jame nurodoma, kas, ką, kada, kur, kodėl ir kaip komunikacijos strategijos ir taktika, pritaikytos konkrečiam projektui ar kampanijai.
Šiame tinklaraščio įraše pateiksime komunikacijos plano šablonų, kuriuos galite naudoti savo verslui, kai reikia perduoti skirtingus žinučių tipus įvairiems akcininkams. Taip pat aptarsime kai kuriuos patarimus, kaip sukurti efektyvų komunikacijos planą.
Komunikacijos plano turėjimo svarba
Šiandieniniam greitam ir nuolat besikeičiančiam pasaulyje yra labiau nei kada nors svarbu turėti aiškų ir glaustą komunikacijos planą, paruoštą naudoti, kai to reikia.
Be jo verslo įmonės gali lengvai užsiblokuoti detalėse ir praleisti svarbias galimybes susisiekti su savo suinteresuotosiomis šalimis arba to nepadaryti pakankamai greitai.
Komunikacijos plano šablonas gali būti vertinga priemonė organizacijoms bet kokio dydžio. Nesvarbu, ar bendraujate su savo darbuotojais, klientais, partneriais ar žiniasklaida, komunikacijos planas gali padėti užtikrinti, kad jūsų žinutė būtų aiški, glausta ir tikslinga.
Kaip pavadinti komunikacijos planą
Šio dokumento pavadinimas turėtų atspindėti jo tikslą, kuris paprastai (bet ne visada) reiškia ‘komunikacijos plano’ įtraukimą ir kai kuriuos konkrečius detales. Tokiu būdu visi, kurie susidurs su dokumentu, žinos, kam jis skirtas, ir galės jį lengvai cituoti, kai reikia.
Pavyzdžiui, jei komunikacijos planas skirtas naujam produkto paleidimui ar tam tikrai rinkodaros kampanijai, galite jam suteikti pavadinimą, kuriame tiksliai tai nurodoma. Kiti elementai, kurie gali būti įtraukti į pavadinimą, yra datos, kada komunikacijos planas bus galiojantis, ir organizacijos ar komandos, kuriai jis taikomas, pavadinimas.
Tokios informacijos įtraukimas į dokumento temą informuos atitinkamas šalis apie žinučių planą ir sudarys sąlygas visiems suinteresuotiems asmenims būti tame pačiame puslapyje dėl to, kada tam tikra komunikacijos veikla gali arba turi vykti.
Komunikacijos plano temos eilutės pavyzdžiai
- Naujo produkto paleidimo komunikacijos planas
- [Pavadinimas]: rinkodaros kampanijos komunikacijos planas
- [Įmonės pavadinimas] vidinis komunikacijos planas
- Strateginis komunikacijos planas: [Įmonės pavadinimas]
- [Projekto pavadinimas] projekto vadybos komunikacijos planas
- Naujas [Pokytis įmonėje] komunikacijos planas
- Komunikacijos su suinteresuotosiomis šalimis planas: [Įmonės pavadinimas]
- [Pradžios data] – [Pabaigos data]: kovo komunikacijos planas
Kaip parašyti komunikacijos planą
Komunikacijos plano pradžia priklauso nuo komunikacijos tikslo ar tipo.
Kartais naudinga pradėti nuo įvado, kuris suteikia kontekstą ir nustato tolesnio komunikacijos stiliaus toną, o kartais prasmingiau iš karto pereiti prie komunikacijos tikslų ir strategijų.
Apskritai bus naudinga laikytis toliau nurodytų žingsnių, kad parašytumėte efektyvų komunikacijos planą, kuris užtikrintų, kad jūsų žinutė pataikys į taikinį:
- Atlikite savo esamos komunikacijos strategijos auditą (jei taikytina) – tai leis jums nustatyti bet kokias problemingas sritis arba turinio spragas (pvz., trūkstamus rinkodaros medžiagą), kurias reikia įtraukti į naują arba atnaujintą planą.
- Nustatykite SMART tikslus savo komunikacijos planui – nustatydami tikslus, kurie yra konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, aktualūs ir laiko ribojami, padėsite nustatyti jo efektyvumą.
- Sukurkite savo organizacijos misijos pareiškimą, pagrindinės vertybės ir pagrindinės žinutes – tai turėtų būti pagrindas, ant kurio sudaromos visos komunikacijos strategijos ir veiklos. Jie taip pat gali būti aiškiai nurodyti komunikacijos plane.
- Nustatykite savo komunikacijos plano tikslinės auditorijos segmentus – žinodami ir suprasdami jūsų žinučių gavėją, lengviau nustatyti tinkamą toną jiems.
- Nuspręskite, kuriuo kanalu (-ais) bus pristatytos jūsų žinutės – nesvarbu, ar geriausias būdas pasiekti jūsų tikslinę auditoriją būtų el. paštu ar spaudos pranešimu, tai turi įtakos tam, kaip bus parašytas komunikacijos planas.
- Paskirti atsakingus asmenis – nuspręskite, kas bus atsakingas už jūsų komunikacijos plano vykdymą įvairiuose kanaluose ir kiekvienai skirtingai auditorijai.
- Apskaičiuokite, kiek laiko užtruks kiekvienas žingsnis, taigi ir kiek laiko iš viso truks komunikacijos planas – tai būtina laiko juostos paaiškinti ir biudžeto paskirstymui, kad būtų galima suteikti reikalingus išteklius.
- Išmatuokite savo plano rezultatus po komunikacijos su atitinkamomis suinteresuotosiomis šalimis – atpažinus tobulinimo sritis, galite atnaujinti savo strategiją, kad padidintumėte jos efektyvumą.
Ką įtraukti į komunikacijos planą
- Tikslas – ką šis konkretus komunikacijos planas siekia pasiekti
- Tikslinė auditorija – jūsų žinučių tikslinė auditorija
- Datos – kada jis buvo sukurtas ir (arba) kada šis konkretus komunikacijos planas bus galiojantis
- Metodai – kuriuos komunikacijos kanalus naudosite savo žinutėms siųsti
- Vaidmenys ir atsakomybės – kokias užduotis atliks kiekviena suinteresuota šalis
- Daryti ir nedaryti – geros praktikos ir įprasti klaidų, kurių reikia vengti bendraujant su projekto suinteresuotosiomis šalimis
- Eskalacijos sistema – pvz., jūsų ‘pirmoji gynybos linija’ ir ‘didesnės atsako komandos’ nustatymas
- Atnaujinimai – kaip ir kada modifikuoti dokumentą, kad būtų išlaikytas efektyvus komunikacijos planas
Komunikacijos plano pavyzdžiai ir šablonai
Naujo produkto paleidimo komunikacijos planas
[Įmonės pavadinimas]: [Produkto pavadinimas] paleidimo komunikacijos planas
Šis komunikacijos planas taikomas [Produkto pavadinimo] paleidimui ir galioja nuo [pradžios datos] iki [pabaigos datos], prieš ir po [paleidimo datos] paleidimo datos.
Tikslai: • Užtikrinti, kad visi darbuotojai žinotų paleidimo datą ir turėtų reikalingą informaciją apie produktą • Sukelti susidomėjimą ir entuziazmą produktu tarp darbuotojų • Suteikti aiškią ir glaustą žinutę klientams apie produktą • Valdyti lūkesčius dėl pristatymo laikų ir prieinamumo
Komunikacijos priemonės: • El. paštas • Spaudos pranešimas • Socialinės medijos įrašas – [Kanalas 1], [Kanalas 2], …
Paleidimo fazės: • Prieš paleidimą atliekamos veiklos • Paleidimo diena • Po paleidimo sekimas
Prieš paleidimą atliekamos veiklos ([X] mėnesių prieš paleidimą): • [Veikla 1] • [Veikla 2] • [Veikla 3] …
Paleidimo diena: • Tiesioginis produkto atidengimas • Interviu su [Žiniasklaidos išleidimais] • Reakcijų sekimas
Po paleidimo sekimas (iki [X] mėnesių po paleidimo): • [Veikla 1] • [Veikla 2] • [Veikla 3] …
Vaidmenys ir atsakomybės: • [Asmuo 1] bus atsakingas už visų komunikacijos medžiagos rašymą • [Asmuo 2] bus atsakingas už komunikacijos medžiagos siuntimą žiniasklaidai • [Asmuo 3] bus atsakingas už kliento užklausų tvarkymo
Daryti: • Sukurkite komunikacijos laiko juostą, kad užtikrintumėte, jog visos komunikacijos veiklos būtų atliekamos laiku ir koordinuotai • Naudokite vaizdinius (pvz., nuotraukas, infografiką), kad suskaidytumėte tekstą ir pridėtumėte susidomėjimą • Prieš siųsdami, patikrinkite visą komunikacijos medžiagą
Nedaryti: • Neapkraukite suinteresuotųjų šalių per daug informacijos iš karto – teikite atnaujinimus reguliariai, kad jų nepergaubtumėte. • Nepamirškite įtraukti raginimo veikti (pvz., apsilankykite mūsų svetainėje, užsiprenumeruokite mūsų naujienlaiškį), kad įtrauktumėte skaitytoją • Nepabandykite komunikacijos medžiagos (pvz., išsiųskite bandomąjį el. laišką) prieš siųsdami ją visam suinteresuotųjų šalių sąrašui
Eskalacijos sistema: • Jei yra kokių nors problemų su komunikacijos planu, susisiekite su [Atsakingu asmeniu]. • Jei [Atsakingas asmuo] nėra pasiekiamas, susisiekite su [Alternatyvus kontaktas]
Atnaujinimai: • Šis komunikacijos planas bus peržiūrėtas ir patvirtintas [peržiūros data] • Gali būti atlikti komunikacijos tikslų, tikslinės auditorijos ir kanalų pakeitimai • Atnaujinti komunikacijos planai turėtų būti išsiųsti [Vidinei komandai/atsakingam skyriui]
[Pavadinimas]: rinkodaros kampanijos komunikacijos planas
[Įmonės pavadinimas] pradės rinkodaros kampaniją [Produkto pavadinimui] nuo [pradžios datos] iki [pabaigos datos].
Tikslai: • [Tikslas 1] • [Tikslas 2] • [Tikslas 3] …
SWOT analizė: • Stiprybės – [Stiprybė 1], [Stiprybė 2], [Stiprybė 3], … • Silpnybės – [Silpnybė 1], [Silpnybė 2], [Silpnybė 3], … • Galimybės – [Galimybė 1], [Galimybė 2], [Galimybė 3], … • Grėsmės – [Grėsmė 1], [Grėsmė 2], [Grėsmė 3], …
Taktika: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Kanalai: • El. paštas • Mokamas paieška • Ekrano reklama • Socialinės medijos – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Spaudos pranešimas • Tinklaraščio įrašas • Renginiai ir seminarai – [Renginys 1], [Renginys 2], [Renginys 3], …
Vaidmenys ir atsakomybės: • [Atsakingas asmuo/komanda 1] bus atsakingas (-a) už visų komunikacijos medžiagos rašymą. • [Atsakingas asmuo/komanda 2] bus atsakingas (-a) už komunikacijos medžiagos siuntimą žiniasklaidai. • [Atsakingas asmuo/komanda 3] bus atsakingas (-a) už kliento užklausų tvarkymo. • [Atsakingas asmuo/komanda 4] bus atsakingas (-a) už biudžeto valdymą.
Biudžetas: • $[X] [Taktikai/kanalui 1] • $[Y] [Taktikai/kanalui 2] • $[Z] [Taktikai/kanalui 3] …
Vertinimas: • [KPI 1] bus naudojamas šios rinkodaros kampanijos sėkmei matuoti • [KPI 2] bus sekamas savaitės pagrindu ir praneštas [Atsakingam asmeniui/komandai] • [KPI 3] …
Laiko juosta: • [Veikla 1] – [pradžios data] iki [pabaigos datos] • [Veikla 2] – [pradžios data] iki [pabaigos datos] • [Veikla 3] – [pradžios data] iki [pabaigos datos] …
Šis komunikacijos planas bus patvirtintas [peržiūros data] ir todėl gali keistis iki tos datos.
[Įmonės pavadinimas] vidinis komunikacijos planas
Tikslai: Užtikrinti, kad visos suinteresuotosios šalys būtų informuotos apie pokyčius, ir išlaikyti atvirus komunikacijos kanalus.
Situacijos analizė: Vidinis komunikacijos [įmonės pavadinimas] buvo nustatytas kaip sritis, kuri reikalinga tobulinimo. Visų pirma, komunikacija tarp vadovybės ir personalo, ir komunikacija tarp komandos narių buvo nustatyta kaip reikalinga tobulinimo.
Suinteresuotosios šalys: visi [įmonės pavadinimo] darbuotojai
Įgyvendinimas: • Komunikacijos planas bus įdiegtas siekiant pagerinti komunikaciją [įmonės pavadinime] • Visi darbuotojai bus informuoti apie komunikacijos planą ir jų vaidmenį jame • Komunikacijos planas bus reguliariai peržiūrėtas ir atnaujintas, jei reikia
Suinteresuotos komandos: vadovybės komanda, HR komanda, komunikacijos komanda
Vaidmenys ir atsakomybės: • Vadovybės komanda – atsakinga už komunikaciją su personalu • HR komanda – atsakinga už komunikaciją tarp komandos narių • Komunikacijos komanda – atsakinga už komunikacijos medžiagos rašymą ir siuntimą
Pagrindinės žinutės: • Efektyvi komunikacija visada yra labai svarbi • Komunikacija [Įmonės pavadinime] reikalinga tobulinimo • Šis komunikacijos planas bus įdiegtas, kad būtų atlikti reikalingi pokyčiai • Visi darbuotojai turi vaidmenį komunikacijos plane • Komunikacijos planas bus reguliariai peržiūrėtas • Komunikacija yra dvikryptis procesas • Darbuotojai turėtų jaustis laisvai klausti klausimų ir duoti grįžtamąjį ryšį
Gairės: • Visa komunikacija turėtų būti aiški ir glausta • Komunikacijos medžiaga turėtų būti išsiųsta laiku • Komunikacijos kanalai turėtų būti reguliariai stebimi • Komunikacija turėtų būti pagarbi ir profesionali visada
Patvirtinimas: [Atsakingas asmuo], [Pareigos], [Sukūrimo data]
Strateginis komunikacijos planas: [Įmonės pavadinimas]
Santrauka: Šis komunikacijos planas skirtas [tikslui] ir bus galiojantis nuo [pradžios datos] iki [pabaigos datos].
Tikslai: Išlaikyti efektyvią komunikaciją su įvairiomis auditoriomis, siekiant išlaikyti įmonės misiją ir vertybes.
Misijos pareiškimas: [Įmonės misijos pareiškimas]
Pagrindinės vertybės: [Įmonės vertybės]
Situacijos analizė: [Pagrindinė informacija ir kontekstas apie situaciją ar problemą, kurią siekia spręsti komunikacijos planas]
| Auditorija | Žinutė (-ės) | Medija arba kanalas | Dažnumas | Laikas | Paskirtas komandos narys | Grįžtamojo ryšio metodas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Auditorija 1] | [Žinutė 1] | Tiesioginė komunikacija | Savaitės | Kiekvieną [Savaitės dieną] | [Atsakingas asmuo/komanda 1] | Apklausa |
| [Auditorija 2] | [Žinutė 2] | Ataskaita | Mėnesio | Per [X] valandų nuo patvirtinimo | [Atsakingas asmuo/komanda 2] | Vertinimo forma |
| [Auditorija 3] | [Žinutė 3] | El. paštas | Kasdien | [Laikas] | [Atsakingas asmuo/komanda 3] | Peržiūra |
[Projekto pavadinimas] vadybos komunikacijos planas
Projekto pavadinimas: [Projekto pavadinimas]
Projekto vadovas: [Projekto vadovo vardas]
Pradžios data: [pradžios data]
Pabaigos data: [pabaigos data]
Projekto tikslai: Suprojektuoti ir sukurti svetainę ir mobilią programą kliento naujai el. komercijos verslui. Optimizuoti pirmąją paieškos variklio reitingui (SEO) ir abi konversijai, atsižvelgiant į [Įmonės pavadinimo] naujausias SEO gaires. Padaryti svetainę ir programą patogią naudotojui, mobiliai atsakingą ir vizualiai patrauklią, įskaitant efektyvų raginimą veikti (CTA), kuris skatina naudotojus lengvai konvertuoti.
| Komunikacijos tikslas | Komunikacijos metodas | Auditorija | Dažnumas |
|---|---|---|---|
| [Tikslas 1] | [Metodas 1] | [Auditorija 1] | [Kasdien/Savaitės/Mėnesio] |
| [Tikslas 2] | [Metodas 2] | [Auditorija 2] | [Kasdien/Savaitės/Mėnesio] |
| [Tikslas 3] | [Metodas 3] | [Auditorija 3] | [Kasdien/Savaitės/Mėnesio] |
Naujas [Pokytis įmonėje] komunikacijos planas
Sukūrė: [Atsakingas asmuo]
Galioja nuo: [pradžios data]
Santrauka: • [Pokytis 1] vyksta, nes [priežastis 1] • [Pokytis 2] yra [priežasties 2] rezultatas • [Pokytis 3] yra būtinas, norint [priežastis 3] …
Ką tai reiškia darbuotojams? [Paaiškinimas, kaip pokytis paveiks darbuotojus]
Suinteresuotosios šalys: • [Auditorija 1] bus paveikta [pokyčio 1] • [Auditorija 2] bus paveikta [pokyčio 2] • [Auditorija 3] turės prisitaikyti dėl [pokyčio 3]
Fazės:
| Užduotis | Laiko juosta | Atsakingas asmuo/komanda |
|---|---|---|
| [Užduotis 1] | [1 diena/1 savaitė/pradžios data/ir t. t.] | [Atsakingas asmuo/komanda 1] |
| [Užduotis 2] | [2 diena/2 savaitė/vidurinė data/ir t. t.] | [Atsakingas asmuo/komanda 2] |
| [Užduotis 3] | [3 diena/3 savaitė/pabaigos data/ir t. t.] | [Atsakingas asmuo/komanda 3] |
Komunikacijos su suinteresuotosiomis šalimis planas: [Įmonės pavadinimas]
Galioja nuo: [pradžios datos] iki [pabaigos datos]
Tikslai: • [Tikslas 1] • [Tikslas 2] • [Tikslas 3] …
Tikslai: • [Tikslas 1] • [Tikslas 2] • [Tikslas 3] …
Pokyčiai: • [Pokytis 1] • [Pokytis 2] • [Pokytis 3] …
Prognozės: • [Prognozė 1] • [Prognozė 2] • [Prognozė 3] …
Suinteresuotųjų šalių komunikacija: • [Kanalas 1] • [Kanalas 2] • [Kanalas 3] …
Kontaktinė informacija: [Atsakingas asmuo], [Pareigos], [Telefono numeris/el. pašto adresas/ir t. t.]
[Pradžios data] – [Pabaigos data]: komunikacijos planas
Įmonės pavadinimas: [Įmonės pavadinimas]
Sukūrimo data: [sukūrimo data]
Kontaktinė informacija: [kontaktinė informacija]
Įvadas: Šis komunikacijos planas buvo sukurtas [tikslui] ir bus galiojantis nuo sukūrimo datos.
Tikslai: • [Tikslas 1] • [Tikslas 2] • [Tikslas 3] …
Auditorija: • [Tikslingas naudotojas 1] • [Tikslingas naudotojas 2] • [Tikslingas naudotojas 3] …
Komunikacijos plano geros praktikos
- Pradėkite nuo lentelės arba diagramos, kad nustatytumėte žinučių tipus – kuriuos komunikacijos kanalus naudosite, ką taikote, ir toną ir t. t.
- Prieš siųsdami bet kokią komunikaciją, turėtų būti sukurtas veiksmų planas – geriausia būti proaktyviam ir turėti įvairias žinučių strategijas suplanuotas prieš pradedant veiklą arba prieš kažką negerai.
- Įtraukite krizės komunikacijos planą kaip didesnio komunikacijos plano dalį – daugiau apie tai čia ➡️ Krizės komunikacijos plano kontrolinis sąrašas
- Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite savo komunikacijos planą, kai projektas juda į priekį – daiktai neišvengiamai pasikeis ir norėsite, kad jūsų žinutės atitinkamai prisitaikytų.
- Įsitikinkite, kad visi komunikacijos komandos nariai žino apie dokumentą ir žino savo vaidmenį – veiksmų planai yra tik tokie efektyvūs, kokie yra žmonės, kurie juos vykdo.
- Paskirti atsako asmenį komunikacijai ir įsitikinkite, kad jis turi laiko ir išteklių, reikalingų sėkmei.
Santrauka
Komunikacija yra sėkmės raktas bet kuriame versle, o komunikacijos plano sukūrimas neturi būti sudėtingas procesas.
Naudodami šabloną, galite parašyti efektyvų komunikacijos planą, kuriame nurodoma, kaip jūs žinutę savo pagrindinėms auditorioms įvairiose situacijose.
Gerai parašytame komunikacijos plano dokumente galite suderinti visus savo organizacijos narius dėl to, kokios žinutės turi būti išsiųstos, kada ir kaip.
Turėdami tai, išlaikysite savo žinučių strategiją nuoseklią ir suderintą su jūsų verslo tikslais, padidindami savo šansus pasiekti komunikacijos tikslus.
