Blogų el. laiškų pavyzdžiai

Blogų el. laiškų pavyzdžių svarba

Kaip greitas ir efektyvus būdas susisiekti su žmonėmis, el. laiškas yra didžiulė verslo komunikacijos dalis. Tai gali būti puikus būdas kurti santykius su potencialiais klientais, esamais klientais, komandos nariais, suinteresuotaisiais šalimis ir potencialiais bendradarbiavimo partneriais.

Tačiau jei nebudėsite atsargūs, jūsų el. laiškai gali atrodyti neprofesionalūs arba net nedraugiški.

Šiame vadove apžvelgsime kai kuriuos blogai parašytų el. laiškų pavyzdžius ir aptarsime, kaip išvengti tų pačių klaidų ir tada nereikėtų rašyti atsiprašymo žinučių.

El. laiškas yra vienas iš svarbiausių įrankių bet kurio verslo savininko ar darbuotojo įrankių rinkinyje, nes šis komunikacijos metodas gali būti naudojamas visam – nuo rinkodaros, šaltojo el. laiško išsiuntimo iki kliento aptarnavimo. Tačiau jei tai nebus padaryta teisingai, el. laiškas gali padaryti daugiau žalos nei naudos.

Todėl naudinga turėti kai kuriuos neprofesionalių el. laiško praktikų pavyzdžius, kuriuos galėtumėte peržiūrėti prieš išsiųsdami žinutes potencialiems klientams ar kolegoms.

Žinodami, ko nedaryti, galėsite rašyti efektyvius verslo el. laiškus, o ne tokius, kurie net neatidaryti arba – dar blogiau – pakenkia jūsų profesionaliam įvaizdžiui.

Kaip išvengti blogų el. laiško temų

Kiekvieno jūsų siunčiamo el. laiško tema turi būti glausta ir susijusi su žinutės turiniu. Todėl visada nurodykite savo el. laiško temą antraštėje, o ne tik ką nors neaiškaus, pavyzdžiui, “sveikas”.

Pavyzdžiui, jei siunčiate el. laišką norint susisiekti su kažkuo, su kuo susitikote neseniai vykusiame renginyje, tema, tokia kaip “Malonu buvo su jumis susitikti konferencijoje praeitą savaitę”, suteiks tam tikrą kontekstą gavėjui. Jie tiksliai žinos, apie ką yra el. laiškas, ir tai bus daug efektyvesnis el. laiškas nei tiesiog “Sveikas, gal susitiktume”, kuris greičiausiai bus ignoruojamas arba praleistas užpildytoje gautoje pašto dėžutėje.

Dar svarbiau paaiškinti, apie ką yra jūsų žinutė, temoje, jei siunčiate šaltą el. laišką, nes gavėjas nepažins jūsų siuntėjo vardo.

Kai el. laiškas yra atsakytas ir pokalbis tęsiasi, įprasta, kad tema yra pradedama “RE: “. Tai yra priimtina praktika, kol diskusijos tema nepasikeitė, tokiu atveju geriausia, jei antraštė pasikeičia, kad liktų aktuali dabartinei temai, ir atitinkamai sukuriamas naujas el. laiško gijas.

Be to, visada turėtumėte išvengti didžiųjų raidžių arba per daug šauktumo ženklų temoje, nes tai gali atrodyti agresyviai arba neprofesionaliai. Be to, tokio formatavimo arba skyrybos naudojimas gali suaktyvinti šlamšto filtrus ir neleisti jūsų žinutei patekti į gavėjo pagrindinę el. pašto dėžutę.

Blogų el. laiško temų pavyzdžiai

• SKUBIAI!!!!
• Turime pasikalbėti
• Ar galiu jūsų paklausti?
• Greitas klausimas
• Tik sekinu
• Sveikas!
• Kaip laikaisi?
• Re: Re: [Tema]
• Fwd: Fwd: [Tema]
• Ar matei tai???

Kaip nerašyti blogo el. laiško

El. laiško tekstui svarbu naudoti mandagų ir profesionalų toną. Tai reiškia, kad nereikia naudoti jokios slengo, sutrumpinimų arba žargono, kurio gavėjas gali nesuprasti, taip pat emotikonų, kurie neturi vietos formalioje komunikacijoje.

Taip pat geriausia išvengti juokelių, išmintingų pastabų ar sarkasmo, nes jie blogai persiduoda tekste ir gali sukelti nepatogius arba net nemalonius nesusipratimus. Tas pats pasakytina apie skundus arba šnekavimą apie kolegus ar asmeninį gyvenimą, kurie turėtų būti apriboti asmeniniams el. laiškams.

Be to, laikykite savo el. laiškus kuo trumpesnius ir glaustesnius. Niekas nenori skaityti ilgo ir klaidžiojančio el. laiško, todėl eikite tiesiai į reikalą ir iš anksto pateikite bet kokią svarbią informaciją arba priedus.

Perteklinis didžiųjų raidžių naudojimas el. laiško tekste, kaip ir temoje, gali atrodyti agresyviai ir potencialiai suaktyvinti šlamšto filtrus. Taip pat nereikalinga naudoti skirtingus šriftus ir (arba) spalvas, nes pasirinktinis tekstas vis tiek gali pasirodyti numatytasis gavėjui arba, dar blogiau, būti neįskaitomas.

Pradėti savo žinutės tekstą su bloga ir neefektyvia atidarymo eilute yra dar vienas tikras būdas padaryti blogą įspūdį. Kai kurie iš bendrinių pavyzdžių yra “Sveikas, ir “Tikimės, kad šis el. laiškas jus застав gerai”. Šios eilutės dažnai yra per daug naudojamos ir klišėinės.

El. laiško formatavimas kaip kažkas kito nei verslo laiškas yra dar viena klaida. Tai apima minėtą didžiųjų raidžių naudojimą, spalvas ir šriftus, taip pat vaizdo įrašų arba vaizdų, kurie nėra susiję su diskusija, pridėjimą.

Kitas blogo el. laiško elementas būtų neaiškių veiksmų kvietimų (CTA) įtraukimas arba jų per daug naudojimas. Nurodymas el. laiško gavėjui, ką daryti toliau, pavyzdžiui, “Prašau, paskambinkite man, kai turėsite laiko”, gali būti efektyvus. Tačiau jei jūsų CTA yra neaiškūs arba jų yra daug, jie gali būti visiškai ignoruojami.

Kas gali būti įtraukta į blogą el. laišką

• Slengas
• Sutrumpinimai
• Žargonas
• Emotikonai
• Juokeliai
• Išmintingos pastabos
• Sarkasmas
• Skundai
• Šnekavimas
• Per daug informacijos
• Ilgi tekstų blokai
• Perteklinis didžiųjų raidžių naudojimas
• Nereikalingas spalvų ir (arba) šriftų naudojimas
• Bloga arba neefektyvi atidarymo eilutė
• Nesusiję vaizdai, vaizdo įrašai arba kita medžiaga
• Neaiškūs arba per daug naudojami CTA
• Asmeninės parašo nuotrauka
• Žodingos atsakomybės išjungimo nuostatos arba žinutės po parašu

Neprofesionalių el. laiškų pavyzdžiai ir šablonai

SKUBIAI!!!!

Turime pasikalbėti

Ar galiu jūsų paklausti?

Greitas klausimas

Tik sekinu

Sveikas!

Kaip laikaisi?

Re: Re: [Tema]

Fwd: Fwd: [Tema]

Ar matei tai???

Blogos el. laiško praktikos

• Į “Kam:” laukelį įtraukti per daug gavėjų – naudokite el. pašto sąrašus, jei siunčiate žinutes daugeliui žmonių vienu metu.
• Cc arba Bcc kam nors be jų žinios – įtraukite ką nors į pokalbį tik su jų sutikimu, priešingu atveju tai gali sukelti nesusipratimus.
• Pamiršti pridėti failą, kuris buvo minėtas el. laiške – tai yra įprasta klaida ir gali būti frustruojanti asmeniui, kuriam rašote. Tada turėsite išsiųsti papildomą el. laišką su priedu, galbūt užpildydami gavėjo gautą pašto dėžutę.
• Siųsti didelius priedus – jei siunčiate didelį failą, įkelkite jį į debesies saugojimo paslaugą, tokią kaip Google Drive arba Dropbox, ir bendrinkite nuorodą.
• Atsakyti visiems, kai tai nereikalinga – įtraukite visus į pokalbį tik jei jūsų atsakymas yra aktualus kiekvienam iš jų.
• Persiųsti persiuntimą – išvengite el. laiško perdavimo tiek kartų, kad originali žinutė beveik nepažįstama. Jei persiųsite ankstesnį el. laišką, sumažinkite jį iki svarbių dalių.
• Neįtraukti sveikinimo (pvz., Gerbiamas) arba užbaigimo (pvz., Pagarbiai) – tai yra pagrindinės manieros, kurios neturėtų būti nepaisytos pradedant arba baigiant el. laišką.
• Praleisti “nuo” vardą – jei neįtrauksite savo vardo į el. laišką, gavėjas gali nežinoti, iš ko jis. Tai gali būti ypač painu, jei atsakote į el. laiško giją, kurioje matomi kitų dalyvių vardai.
• Neperžiūrėti el. laiško prieš spaudžiant siųsti – visada skirkite kelias minutes, kad perskaityti savo žinutę prieš ją išsiųsdami, kad išvengtumeite gėdingų rašybos klaidų arba gramatikos klaidų.
• Siųsti el. laišką, kai esate pykūs – visada geriausia palaukti kelias valandas (arba dar geriau, dieną) prieš spaudžiant siųsti pykčio žinutę, kurios vėliau gailėsitės.
• Rašyti el. laiške tai, ką galėtumėte pasakyti gavėjui iš arti – jei įmanoma, dažnai geriau turėti pokalbį, o ne bandyti išspręsti dalykus per el. laišką.
• Nepavykti naudoti profesionalaus el. pašto adreso – jei jūsų paštas yra kažkas panašaus į “iluvkitties@gmail.com ”, laikas sukurti naują verslo tikslams.
• Nepakankama personalizacija dėl nepakankamo tyrimo – bendrieji pranešimai greičiau bus ignoruojami. Skirkite laiko sužinoti apie savo gavėją ir ką jie gali būti suinteresuoti, prieš pradėdami rašyti.
• Trūksta naudos gavėjui – kiekvienas el. laiškas turėtų turėti tikslą ir tas tikslas turėtų būti aiškus asmeniui, kuriam jį siunčiate. Įsitikinkite, kad jūsų žinutė yra kažkas, ką jie ras naudinga arba įdomia.
• Visai nepalikti parašo – bent jau įtraukite savo vardą ir kontaktinę informaciją, kad gavėjas žinotų, kaip su jumis susisiekti. Taip pat galite pridėti savo pareigų pavadinimą, įmonę ir kitą svarbią informaciją, pavyzdžiui, socialinės žiniasklaidos profilius.
• Siųsti žinutes ne tiems gavėjams – nors ypač gėdinga, tai gali atsitikti lengviau nei galėtumėte pagalvoti. Visada dar kartą patikrinkite gavėją (-us) prieš spaudžiant siųsti.

Santrauka

Blogai parašyti verslo el. laiškai gali jums kainuoti laiką, pinigus ir klientus. Nepamirškite peržiūrėti savo žinučių, gerbkite gavėjo laiką ir įsitikinkite, kad jūsų el. laiškas turi tikslą.

Laikydamiesi mūsų paprastų patarimų ir nekartoję aukščiau minėtų blogų pavyzdžių, tikrai padarysite gerą įspūdį savo verslo korespondencija.