Automatizuotos skambučių sistemos

Verslo įmonės gali naudoti automatinę skambučių paslaugą, kad išsiųstų iš anksto įrašytą balso pranešimą tūkstančiams potencialių klientų ir perspektyvų, siekdamos jų kvalifikuoti arba parduoti. Jie netgi gali išsiųsti renginių priminimą arba skubų pranešimą visam savo kontaktų sąrašui, įskaitant komandos narius.

Be to, automatizuotos telefono sistemos padeda įmonėms pristatyti aktualius atsakymo automato pranešimus kliento palaikymo skambučiams.

Kaip veikia automatizuota skambučių sistema?

Automatizuota skambučių sistema veikia tiek kaip įeinančių skambučių sistema, tiek kaip automatizuota išeinančių skambučių valdymo sistema.

Įeinančių skambučių sistemos leidžia įrašyti unikalų garso pranešimą įvairiems kliento problemų taškams, kad kiekvienas skambintojus galėtų pasirinkti iš jūsų meniu parinkčių ir išspręsti konkrečią problemą. Jie gali pasirinkti nukreipti skambučius pas turimus agentus, jei tam tikras pranešimas neišsprendžia problemos. Be to, kai kurios sistemos siūlo automatinio atgalinio skambučio parinktį, leidžiančią klientams paprašyti agento atgalinio skambučio vėliau.

Be to, šias automatines skambučių sistemos galite naudoti norėdami išsiųsti iš anksto įrašytą pranešimą bet kuriam asmeniui iš jūsų kontaktų sąrašo, neprašydami agentų jų skambinti.

Štai kaip veikia automatinės telefono meniu sistemos:

• Jie groja įrašytą pranešimą, kai klientas skambina į įmonės vietinį arba nemokamą numerį.
• Klientas gali pasirinkti tinkamą meniu parinktį, pasirinkdamas atitinkamą numerį problemai išspręsti arba gauti tiesioginę agento pagalbą.
• Kai kurie apima interaktyvias balso atsakymo sistemas, kurios leidžia klientams pasakyti problemą, o ne paspausti mygtuką.
• Išeinantys skambučiai veikia priešingai. Automatizuota pranešimų sistema atliekami skambučius ir arba groja įrašytą pranešimą, arba sujungia skambintuvą su agentu, kai tik aptinka balsą. Priešingu atveju jis naudoja funkciją “Automatiškai palikti pranešimą balso pašte”.

Šios tinkintinos telefono meniu sistemos palaiko įvairias trečiųjų šalių integracijas. Pavyzdžiui, galite integruoti savo sistemą su CRM (kliento santykių valdymo) programine įranga, kad segmentuotumėte, įvertintumėte ir sekiotumėte savo potencialius klientus.

Kokios yra automatizuotų skambučių sistemų funkcijos?

Pažymėtiniausi automatizuotų skambučių sistemų bruožai yra šie:

• Tinkintini skambintojo ID – Patvirtinę galiojantį telefono numerį, galite tinkinti savo skambintojo ID, kad jūsų klientai žinotų, kas juos skambina.
• Tinkinta įmonės sveikatos žinutė – Kiekviename skambučiui galite pasveikinti su tinkinta žinutė.
• Masinis balso pranešimų transliavimas – Šios sistemos be agentų leidžia verslo savininkams atlikti vienu metu atliekamus skambučius visam kontaktų sąrašui.
• Skambučių planavimas – Įmonės gali nustatyti konkrečią datą ir laiką kiekvienam išeinančiam skambučiui.
• Balso pašto aptikimas – Jei atsakymo aparatas arba balso pašto paslauga paima skambučį, automatizuota skambučių sistema pakartotinai grais pranešimą po tono.
• Balso pašto į tekstą – Sistema gali išsiųsti tekstą, jei skambintuvui nėra balso pašto parinkties.
• Automatizuotos atsakymo paslaugos – Galite įrašyti pranešimus, skirtus dažniausiai pasitaikančioms kliento problemoms spręsti.
• Tinkintinos maršrutizavimo taisyklės – Galite nukreipti skambučius pagal CRM arba pagalbos stalo duomenis, kad naudotumėtės automatizuotu potencialių klientų paskirstymu ir suteiktumėte sklandų kliento palaikymą. Galite nustatyti įgūdžiais pagrįstą maršrutizavimą, sutelktą į agentų balus, arba laiku pagrįstą maršrutizavimą, susijusį su jų darbo valandomis.
• Realaus laiko analitika – Tiesioginis prietaisas su realaus laiko stebėjimo ir ataskaitų funkcijomis gali suteikti jums įžvalgų apie vidutinį atsakymo laiką, agento našumą ir daugiau.
• Išplėstinės funkcijos – Dauguma sistemų siūlo išplėstines funkcijas, tokias kaip skambučio įrašymas, vaizdo konferencija, susitikimo įrašymas ir transkribavimas, automatinis atgalinis skambučis, balso pašto transkribavimas, skambučio perkėlimas, apklausos ir tyrimai.

Ko reikia vengti naudojant automatizuotas skambučių sistemas?

Blogas meniu yra vienas iš blogiausių dalykų, kuriuos gali turėti automatizuota skambučių sistema. Jis gali paversti kiekvieną skambintuvą pyktu klientu ir paskatinti jį pereiti prie kitos paslaugos.

Jūsų meniu turi būti glaustus ir siūlyti parinktis, tinkančias įvairioms situacijoms. Vengite ilgų sveikatos žinučių, neteisingų parinkčių ir per daug pasirinkimų, kurie gali supainioti klientus.

Susilpnęs garso ir nepatogi vartotojo sąsaja taip pat gali sugadinti vartotojo patirtį. Jūsų skambintuvai neturėtų šokinėti per lankas, kad gautų reikalingą pagalbą, ir jie neturėtų klausytis tos pačios dainos kartojant laukdami. Jei nusprendžiate groti muziką, leiskite skambintuvams pasirinkti savo mėgstamiausias melodijas, kad pagerintumėte jų pasitenkinimą.

Kokie yra automatizuotų skambučių sistemų privalumai?

Jei naudojate automatizuotą skambučių sistemą, jūs naudositės šiais privalumais:

• Laiko efektyvumas – Automatizuoti telefono skambučiai į ilgą telefono numerių sąrašą gali sutaupyti brangų laiką, padidindami jūsų agentų efektyvumą ir produktyvumą.
• Išlaidu sutaupymas – Dėl neribotų skambučių ir prieinamų kainų galite sutaupyti pinigus išeiginiams skambučiams, tarnaujant klientams visame pasaulyje. Automatizuotas atsakymas sumažina jūsų agentų skambučio laiką, dar labiau sumažindamas jūsų išlaidas.
• Sumažintas atsakymo laikas – Aktualus iš anksto įrašytas pranešimas gali greitai atsakyti į kliento užklausas.
• Kliento pasitenkinimas – Bet kuris klientas gali perkelti skambučį tiesioginiam agentui, kad išspręstų sudėtingas problemas.
• Potencialių klientų auginimas – Telefono ACD leidžia sklandžiai sekti potencialius klientus ir padidinti konversijos rodiklius bei pardavimus. Galite sugeneruoti išsamią ataskaitą apie kiekvieną skambučį ir integruoti sistemą su trečiųjų šalių programomis, tokiomis kaip CRM arba pagalbos stalo programinė įranga.
• Geresnė komandos komunikacija ir bendradarbiavimas – Daugelis sistemų siūlo komandos pranešimų ir vidinių skambučių funkcijas, skirtas supaprastinti komunikaciją ir bendradarbiavimą. Dauguma siūlo neribotą saugojimą skambučio įrašams, pranešimams ir bendriems dokumentams.

Kiek kainuoja automatizuotos skambučių sistemos?

Automatizuotos skambučių sistemos yra ekonomiški sprendimai, kuriems nereikalinga aparatūra ar programinės įrangos diegimas.

Atsižvelgiant į teikėją, galite gauti pagrindinį planą, pradedant nuo maždaug $20 per naudotoją per mėnesį, tačiau jis gali turėti ribotus galimybes. Kai kurie teikėjai ima beveik $200 per naudotoją/mėnesį už išplėstinį planą. Kai kurie ima mėnesinį minutės mokestį, o kiti teikia neribotus minučius ir tekstą.

Jei gausite metinį kainodaros planą, galite gauti metinę kainodaros nuolaidą. Daugybės papildomų naudotojo sąskaitų atveju taip pat galima gauti tūrio nuolaidą.

LiveAgent gali būti ekonomiškiausia parinktis. Pradedant nuo $49/agentą/mėn ir siūlant 180+ funkcijas, tai yra ekonomiškiausias planas.

Tai yra premium, visapusiškas planas, kurį mokate pagal naudojimą, todėl nėra metinių planų parinkčių. Jis nereikalauja sutarties ar registracijos mokesčio, ir jūs galite bet kada atnaujinti arba atšaukti ir gauti nemokamą 30 dienų bandomąjį laikotarpį (nereikalinga kredito kortelė), kad išbandytumėte funkcijas.