
Komunikacijos plano šablonai
Atraskite efektyvius komunikacijos plano šablonų, kad įtrauktumėte suinteresuotąsias šalis, valdytumėte krizės situacijas ir sklandžiai pradėtumėte kampanijas. ...

Išsamus krizės komunikacijos plano kontrolinis sąrašas, padedantis organizacijoms pasiruošti netikėtiems įvykiams. Apima suinteresuotųjų šalių nustatymą, komunikacijos vadovų paskyrimą, žinučių šablonų parengimą, komunikacijos kanalų pasirinkimą, personalo mokymą ir reguliarų plano atnaujinimą.
Krizės komunikacijos planas yra svarbus įrankis, kuris gali padėti organizacijoms veiksmingai perteikti savo žinią krizės metu. Toliau pateiktas kontrolinis sąrašas gali padėti jums sukurti išsamią strategiją savo komunikacijos tikslams pasiekti krizės metu.
Nepriklausomai nuo to, kurioje pramonės šakoje dirbate, svarbu turėti krizės komunikacijos planą. Netikėta situacija gali įvykti bet kada, pavyzdžiui, visuomenės sveikatos neatitikimai, tokie kaip Covid-19 krizė, todėl pasiruošimas gali padėti jums veiksmingai bendrauti ir sumažinti poveikį jūsų verslui.
Vienas iš svarbiausių krizės komunikacijos bruožų yra iš anksto planuoti. Skirdami laiko krizės metu bendravimo planui sukurti prieš jam įvykstant, galite užtikrinti, kad turėsite aiškią ir glustą strategiją, kurią galėsite laikytis, jei ir kada nelaimė pasitaikys. Kontrolinis sąrašas gali padėti jums nustatyti veiksmingų rizikos komunikacijos strategijų pagrindinius elementus, o tai reiškia, kad būsite pasirengę bet kam.
Bet kuri organizacija gali naudotis krizės komunikacijos strategija. Nesvarbu, ar dirbate privačiame ar viešajame sektoriuje, ar esate nevyriausybinė organizacija, pasiruošimas krizei yra būtinas. Krizės komunikacijos plano kontrolinis sąrašas gali padėti jums pradėti kurti veiksmingą tokios strategijos kūrimo planą.
Verslo savininkai Jei savininkaujate ar vadovaujate verslą, turite būti pasirengę krizės galimybei. Krizės komunikacijos plano kontrolinis sąrašas gali padėti jums pasiruošti reaguoti, jei nelaimė jus pasiektu.
Vadybininkai Jei vadovaujate žmonių komandai, turite būti pasirengę krizės galimybei. Jūsų atsakomybė bus užtikrinti, kad visi žinotų, ką daryti ir kaip veiksmingai bendrauti, jei įvyktų krizė.
Darbuotojai Jei esate darbuotojas, turite žinoti apie savo įmonės krizės komunikacijos strategiją. Krizės atveju jums bus svarbu žinoti, kaip bendrauti su klientais, klijentais ir visuomene.
Yra keletas krizės komunikacijos bruožų, kurie turėtų būti įtraukti į kiekvieną planą. Čia mes aprašėme tai, ką manome esant svarbiausiais veiksmingo krizės komunikacijos strategijos komponentais.
Tai apima bet ką, ką gali paveikti krizė, tokius kaip darbuotojai, klientai, tiekėjai, investuotojai ir pan.
Svarbu apsvarstyti, kaip krizė paveiks kiekvieną iš šių grupių ir kokios gali būti jų specifinės poreikiai ir rūpesčiai. Tai padės jums pritaikyti savo krizės komunikacijos strategiją kiekvienos grupės poreikiams.
Pagalvokite, ką gali paveikti krizė, tiek teigiamą, tiek neigiamą, ir pagalvokite, kas turi suinteresuotumą rezultatu. Pavyzdžiui, jei esate verslo savininkas, tada jūsų darbuotojai, klientai, tiekėjai ir investuotojai būtų laikomi suinteresuotosiomis šalimis. Jei esate nevyriausybinė organizacija, tada jūsų suinteresuotosios šalys gali apimti donorus, savanorių, naudos gavėjus ir visuomenę.
Tai gali būti vienas asmuo, pavyzdžiui, generalinis direktorius arba prezidentas, arba tai gali būti žmonių komanda.
Svarbu turėti asmenį, atsakingą už komunikaciją, kad būtų aiški vadovavimo grandinė ir visi žinotų, pas ką kreiptis informacijos. Tai padės užtikrinti, kad komunikacija būtų aiški ir glusta.
Geriausias būdas tai padaryti yra paskirti asmenį arba žmonių komandą prieš krizei įvykstant. Idealus asmuo, kuris vadovautų komunikacijai krizės metu, yra tas, kuris yra subalansuotas ir gali aiškiai mąstyti spaudžiamas. Jie taip pat turėtų gerai bendrauti su žmonėmis, tiek žodžiu, tiek raštu.
Nustačius, kas vadovaus krizės komunikacijos pastangoms, turite užtikrinti, kad tas asmuo supranta, ko iš jo tikimasi šiame vaidmenyje.
Asmuo, atsakingas už krizės komunikacijos strategijos įgyvendinimą, turi aiškiai žinoti, kokios yra jo pareigos, kad galėtų greitai ir veiksmingai veikti krizės atveju. Tai apima daugiau nei tik plano žinojimą – jie taip pat turi žinoti apie bendras įmonės komunikacijos strategijas ir sugebėti greitai mąstyti.
Geriausias būdas tai padaryti yra susėsti su jais ir detaliai peržiūrėti planą, pabrėžiant jų specifinį vaidmenį ir atsakomybes. Taip pat turėtumėte suteikti jiems bet kokią mokymą ar išteklius, kurių jie turi, kad veiksmingai atliktų savo pareigas.
Iš anksto nuspręskite, kurie kanalai (pvz., el. paštas, tekstinės žinutės, socialinė žiniasklaida) bus naudojami komunikacijai, kad galėtumėte greitai paskleisti žinią, kai įvyks neatitiktis.
Krizės metu svarbu bendrauti su savo komanda ir suinteresuotosiomis šalimis naudojant kanalus, kurie jų pasieks labiausiai veiksmingai. Taip pat svarbu iš anksto nustatyti, kokie kanalai bus naudojami komunikacijai, kad galėtumėte greitai paskleisti žinią, kai įvyks neatitiktis. Tokiu būdu galite užtikrinti, kad visi gauna tą pačią žinutę ir niekas nėra paliktas tamsoje krizės metu.
Apsvarstykite, kas yra jūsų auditorija ir kokiais bendravimo metodais jie greičiausiai reaguos. Pavyzdžiui, jei vidinė komunikacija su darbuotojais reikalauja metodo, kurį jie gali pasiekti lengvai darbo metu, pavyzdžiui, el. pašto arba intranetinės sistemos. Jei bendraujate su klientais, turėsite naudoti metodą, kurį jie gali pasiekti bet kuriuo metu, pavyzdžiui, socialinę žiniasklaidą arba įmonės svetainę.

Tai geras būdas užtikrinti, kad visa komunikacija per visus kanalus būtų nuosekli, nepriklausomai nuo to, kas jas siunčia.
Nuoseklumas yra svarbus krizės komunikacijoje, nes jis padeda sukurti pasitikėjimą su jūsų auditorija. Jei jie mato tą pačią žinutę iš skirtingų šaltinių, gavėjai greičiau tikės, kad tai tiesa. Be to, nuosekli žinutė padės išvengti painiavos ir užtikrinti, kad visi būtų vienos nuomonės.
Turėsite apsvarstyti skirtingus kanalus, kuriuos naudosite, ir sukurti kiekvieno šabloną. Pavyzdžiui, jei naudojate el. paštą, turėtumėte sukurti žinutės šabloną, kurį galima lengvai pritaikyti su atitinkama informacija. Socialinėje žiniasklaidoje norėsite sukurti šabloną, kurį galima naudoti visuose platformose, kuriose esate.

Turėti paruoštus atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus (DUK) gali būti naudingas būdas suinteresuotosioms šalims suteikti informaciją krizės metu.
DUK puslapis jūsų svetainėje padeda išvengti painiavos ir užtikrina, kad visi gauna tą pačią informaciją. Be to, tai gali padėti sutaupyti laiko, nes nereikės atsakyti į tuos pačius, dažnai kartojamus klausimus kelis kartus.
Turėsite apsvarstyti, kas yra jūsų auditorija ir kokius klausimus jie greičiausiai turės. Pavyzdžiui, jei bendraujate su darbuotojais, norėsite įtraukti klausimus apie įmonės politiką dėl neatitikčių. Jei bendraujate su klientais, turėsite įtraukti klausimus apie tai, kaip krizė juos paveiks.

Krizės metu žiniasklaida gali būti galingas įrankis informacijai paskleisti visuomenei.
Nors žiniasklaida gali būti galingas būdas pasiekti savo auditoriją krizės metu, ji taip pat gali būti įžūli ir trikdanti. Todėl turite turėti planą, kaip tvarkytis su žiniasklaidos užklausomis. Jei galite kontroliuoti žinutę, kurią žiniasklaida skleidžia, galite padėti užtikrinti, kad jūsų auditorija gauna tikslią ir laiku suteiktą informaciją.
Yra keletas klausimų, į kuriuos turite atsakyti, įskaitant “Ar geriausia paskirti atstovą, kuris bus pirminis žiniasklaidos kontaktinis asmuo?”, “Ar laikysime spaudos konferenciją?” ir “Ar turėtume išleisti spaudos pranešimą?” Taip pat turite pagalvoti apie tai, kokią informaciją atleisiate žiniasklaidai ir kaip ją atleisiate.
Krizės metu būtina turėti planą bendravimui su darbuotojais, kad visi būtų vienos nuomonės ir būtų skleidžiama tiksli informacija.
Svarbu bendrauti su darbuotojais krizės metu, kad visi žinotų, kas vyksta ir kokia bus įmonės krizės atsako strategija. Be to, tai gali padėti išvengti gandų ir spekuliacijų sklidimo.

Pirmiausia paskirite, kas bus atsakingas už bendravimą su darbuotojais, tai gali būti HR skyrius arba kas nors iš komunikacijos. Tada turite nustatyti, kaip bendravosite su darbuotojais – pavyzdžiui, ar siųsite el. laišką, laikysite susitikimą ar įrašysite vaizdo žinutę? Tai priklausys nuo jūsų įmonės dydžio ir krizės sunkumo.
Sukūrę savo krizės komunikacijos strategiją, atėjo laikas mokyti pagrindinį personalą pagal planą, kad jie žinotų, ką daryti krizės atveju.
Jie yra žmonės, kurie bus atsakingi už plano įgyvendinimą krizės atveju. Iš anksto juos mokyti, galite būti tikri, kad jie žinos, ką daryti, jei nelaimė pasitaikys, ir yra pasirengę bet kokiai situacijai.
Pirmasis žingsnis yra nustatyti, kas yra jūsų pagrindinis personalas – tai paprastai žmonės vadovavimo arba komunikacijos pozicijose. Toliau turite suteikti jiems mokymą apie krizės komunikacijos planą, kurį galima atlikti įvairiais būdais, tokiais kaip asmeninis mokymas, internetinis kursas arba spausdinta instrukcija.
Jūsų internetinis krizės komunikacijos planas nėra statinis dokumentas – jis turėtų būti reguliariai peržiūrėtas ir atnaujintas, kad jis liktų aktualus ir veiksmingus, taip pat saugomas skaitmeninėje formoje, kad būtų lengva pasiekti.
Pasaulis greitai keičiasi, ir tai, kas kartą galėjo būti laikoma veiksminga komunikacija krizės metu, gali nebėra būti. Be to, augant ir keičiantis jūsų įmonei, jūsų planas ir komunikacijos tikslai turės keistis kartu su juo. Reguliariai peržiūrint ir atnaujinant planą, galite būti tikri, kad jis visada bus atnaujintas.
Skirkite laiką bent kartą per metus arba po kito iš anksto nustatyto laikotarpio, kad peržiūrėtumėte visą dokumentą ir atliktumėte reikalingus pakeitimus. Taip pat turėtumėte atnaujinti planą, kai jūsų įmonėje įvyksta reikšmingi pokyčiai, pavyzdžiui, vadovavimo pasikeitimas arba naujo produkto paleidimas.
Susidūrus su krizė, gali būti pagunda daryti prielaidas apie tai, kas vyksta ir ką reikia daryti. Tačiau tai dažnai gali sukelti daugiau problemų nei jų sprendžia. Svarbu išlikti ramus ir vengti prielaidų, kad galėtumėte aiškiai mąstyti ir priimti geriausius sprendimus.
Krizės metu svarbu išlikti sutelktas ir atlikti užduotis. Tačiau tai gali būti sunku padaryti, jei jaučiatės priblokštas arba stresinis. Jei atsidursite šioje situacijoje, darykite pertrauką, kai reikia, kad galėtumėte grįžti prie problemos atsinaujinę ir pasiruošę ją spręsti. Jei neturite laiko daryti tinkamą pertrauką, bent sustokite ir pabandykite išvalyti savo galvą kelias minutes.
Kai esate spaudžiami, gali būti lengva priimti skubius sprendimus, kuriuos vėliau gailite. Jei įmanoma, vengkite priimti bet kokius pagrindinius sprendimus, kol krizė praeis ir turėsite laiko apgalvoti dalykus. Jei turite priimti sprendimą, skirkite laiko ir pasverkite visas galimybes prieš ką nors patvirtindami.
Krizės metu svarbu būti atviriems su savo komanda, savo klientais ir visuomene. Būkite atviri apie tai, ką žinote ir ko nežinote – žmonės vertins jūsų atvirumą ir tai padės sukurti pasitikėjimą su jais. Tai taip pat reiškia, kad visi yra tiksliai informuojami apie tai, kas vyksta.
Gali būti lengva pamiršti apie savo poreikius sunkiais laikais. Tačiau svarbu pirmiausia rūpintis savimi. Tai reiškia, kad turite užtikrinti, jog tinkamai valgote ir miegote, reguliariai sportuojate ir skiriате laiką sau, kai to reikia. Tai padės jums geriau tvarkytis su krizė ir padėti kitiems.
Asmens (-ų), kuris (-ie) prisiims atsakomybę krizės atveju, vardas (-ai). Aiški ir glusta krizės situacijos apžvalga ir reikalingų veiksmų aprašymas. Pagrindinių darbuotojų sąrašas ir jų kontaktinė informacija. Procedūros įmonės turto ir konfidencialios informacijos apsaugai. Protokolai bendraujant su darbuotojais, klientais ir žiniasklaida.
Nėra vieno atsakymo į šį klausimą, nes krizės komunikacijos plano atnaujinimo dažnumas priklausys nuo organizacijos rizikos profilio ir jos susidūriamų rizikų pobūdžio. Tačiau dauguma ekspertų sutaria, kad krizės komunikacijos planas turėtų būti peržiūrėtas ir atnaujintas bent kartą per metus.
Bene akivaizdiausias pranašumas yra tas, kad jis gali padėti jums veiksmingai valdyti ir reaguoti į krizės situaciją, sumažinant žalą jūsų organizacijai ir jos reputacijai. Iš anksto planuojant, kuris yra vienas iš pagrindinių krizės komunikacijos bruožų, taip pat padėsite numatyti ir pasiruošti galimoms krizėms, nustatyti pagrindinės suinteresuotąsias šalis ir parengti tinkamas žinutes kiekvienai grupei, valdyti gautą informaciją krizės metu, koordinuoti pastangas tarp įvairių jūsų organizacijos skyrių ir įvertinti jūsų krizės atsako veiksmingumą po to, kai jis praeis. Paprasčiau tariant, gerai apgalvotas planas gali būti skirtumas tarp sėkmingo audros atlaikymo ir jos priblokštumo.
Aiški ir veiksminga komunikacija krizės metu yra būtina siekiant užtikrinti, kad visi būtų vienos nuomonės ir žinotų, ką reikia daryti. Nors yra daug žmonių, kurie galėtų potencialiai vadovauti komunikacijai krizės metu, svarbu pasirinkti asmenį, kuris galės išlikti ramus spaudžiamas ir aiškiai bei glaustai perteikti visą svarbią informaciją. Vienas asmuo, kuris galėtų potencialiai vadovauti komunikacijai krizės metu, yra komandos vadovas arba supervizor – jie būtų atsakingi už tai, kad visi komandos nariai būtų informuojami apie pokyčius ir aiškiai suprastų, ką reikia daryti. Kita galimybė būtų paskirti dedikuotą komunikacijos specialistą, kurio vienintelė atsakomybė būtų valdyti visą komunikaciją krizės metu – šis asmuo turėtų sugebėti tvarkytis su didelės įtampos situacijomis ir turėti gerą supratimą apie tai, kaip veiksmingai bendrauti su skirtingomis auditorijomis.
Pagrindiniai jūsų krizės komunikacijos pastangų aspektai turėtų būti: Įvertinti situaciją ir nustatyti geriausią veiksmų kryptį. Greitai veikti žalai sumažinti ir papildomų nuostolių išvengti. Bendrauti su pagrindinėmis suinteresuotosiomis šalimis. Valdyti žiniasklaidą ir jos požiūrį į jūsų organizacijos krizės komunikaciją. Spręsti bet kokius teisinės problemas. Įvertinti krizės atsako veiksmingumą ir tai, ar buvo pasiekti jūsų komunikacijos tikslai.

Atraskite efektyvius komunikacijos plano šablonų, kad įtrauktumėte suinteresuotąsias šalis, valdytumėte krizės situacijas ir sklandžiai pradėtumėte kampanijas. ...

Valdykite socialinę žiniasklaidą su mūsų 2025 m. kontroliniu sąrašu! Supaprastinkite užduotis, įtraukite auditorijas, sekite našumą ir padidinkite efektyvumą su...

Apsaugokite savo skambučių centrą naudodami mūsų išsamų saugumo kontrolinį sąrašą. Sužinokite apie prieigos kontrolę, šifravimą, atitiktį ir daugiau!...